О межведомственном электронном документообороте

N п/п

Вид документа

Сроки хранения документов

Примечания

1

2

3

4

1. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ
 1.1. Руководство

1.

Поручения Губернатора Ростовской области, Вице-губернатора Ростовской области и заместителей Губернатора Ростовской области;
документы (справки, докладные, служебные записки, заключения и прочее) по их выполнению

5 лет ЭПК*

-

2.

Протоколы, решения, стенограммы;
документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки и прочее) к ним

5 лет ЭПК

-

1.2. Организационные основы управления

3.

Переписка с органами исполнительной власти Ростовской области, муниципальными образованиями и структурными подразделениями Правительства Ростовской области по организационным вопросам и основным видам деятельности

5 лет ЭПК

-

4.

Документы (доклады, обзоры, докладные, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями Правительства Ростовской области Губернатору Ростовской области, Вице-губернатору и заместителям Губернатора Ростовской области

5 лет ЭПК

-

1.3. Контроль

5.

Переписка об исполнении правовых актов Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области

5 лет ЭПК

-

6.

Переписка о выполнении решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий

5 лет ЭПК

-

1.4. Правовое обеспечение деятельности

7.

Переписка с органами исполнительной власти Ростовской области, муниципальными образованиями и структурными подразделениями Правительства Ростовской области по оперативным правовым вопросам, в том числе о разъяснении законодательства

5 лет ЭПК

-

1.5. Документационное обеспечение
 управления и организация хранения документов

8.

Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения

3 года

-

9.

Акты об уничтожении бланков строгой отчетности, гербовых бланков

3 года

-

10.

Документы (заявки, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой, по совершенствованию программного обеспечения

5 лет

-

11.

Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота

5 лет ЭПК

-

12.

Базы данных информационных систем

в соответствии со сроком хранения документов, помещенных
 в базу

-

13.

Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела

5лет ЭПК

-

14.

Карточки, реестры, журналы регистрации и контроля:

-

а) поступающих и отправляемых документов, в том числе по электронной почте, отправлений фельдъегерской связью

5 лет

-

б) контроля исполнения документов

3 года

-

в) обращений граждан

5 лет

-

г) телеграмм, телефонограмм, факсов

3 года

-

д) фотодокументов, видеодокументов

3 года

-

е) заявок на типографские услуги, на изготовление гербовых бланков,

5 лет

-

ж) заявок на исполнение машинописных и множительных работ

1 год

-

15.

Документы (журналы, книги, листы, акты) учета:

-

а) бланков строгой отчетности, гербовых бланков

3 года

-

б) рассылки документов

2 года

-

2. ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
 2.1. Прогнозирование

16.

Переписка о разработке целевых прогр амм

5 лет ЭПК

-

17.

Переписка о ходе выполнения целевых программ

5 лет ЭПК

-

2.2. Текущее планирование

18.

Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по все м направлениям деятельности Правительства Ростовской области

5 лет ЭПК

-

19.

Документы (докладные записки, справки, сведения, анализы, таблицы) о разработке планов

5 лет

-

20.

Документы (докладные записки, справки, сведения) об изменении планов

5 лет ЭПК

-

21.

Переписка по вопросам планирования

5 лет

3. ФИНАНСИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
 3.1. Финансирование

22.

Переписка об изменении расходов на содержание аппарата Правительства Ростовской области и административно-хозяйственные нужды

5 лет

-

23.

Документы (акты, докладные записки, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины

5 лет ЭПК

-

4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ
 4.1. Финансирование

24.

Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности

5 лет

-

25.

Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов и других административно-хозяйственных расходах

1 год

-

5. НАУЧНЫЕ, КУЛЬТУРНЫЕ И ИНЫЕ СВЯЗИ
 5.1. Организация и осуществление связей

26.

Документы (программы, планы мероприятий, графики, предложения, рекомендации, расчеты, справочно-информационные, статистические материалы, переписка) по вопросам образования, культуры, физической культуры и спорта и т.д.

5 лет

-

6. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ
 6.1. Сбор (получение) информации

27.

Информационные обзоры (доклады)

ДМН**

-

28.

Документы (заявки, переписка) об оформлении подписки на периодические печатные издания

1 год

-

6.2. Распространение информации

29.

Переписка об организации и проведении выставок, ярмарок, презентаций

5 лет ЭПК

-

3 0.

Сообщения, статьи, разъяснения;
тексты интервью, приветствий, обращений, выступлений (изложение официальной позиции) Губернатора Ростовской области

5 лет ЭПК

-

31.

Документы (информации, отчеты, пресс-релизы, фотодокументы, видеодокументы) о деятельности Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области, подготовленные пресс-службой Губернатора Ростовской области

5 лет ЭПК

фотодокументы, отражающие социально-экономическую, политическую и культурную жизнь общества хранятся постоянно. Передаются в Государственный архив на электронных носителях

32.

Документы (доклады, тезисы, отчеты, переписка) о размещении информации на официальном сайте Правительства Ростовской области

5 лет ЭПК

-

7. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
 7.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников

33.

Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников

5 лет ЭПК

-

34.

Переписка о прохождении государственной гражданской службы, по вопросам подтверждения трудового стажа работников

5 лет ЭПК

-

35.

Переписка об оформлении командировок

5 лет

для зарубежных командировок - 10 лет

7.2. Установление квалификации работников

36.

Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах

5 лет

-

37.

Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов

1 год

-

8. СОЦИАЛЬНО-БЫТОВЫЕ ВОПРОСЫ
 8.1. Социальное страхование

38.

Документы (списки, справки, заявления, переписка) о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников

3 года

-

39.

Списки детей работников Правительства Ростовской области

до замены новыми

-

8.2. Транспортное обслуживание, внутренняя связь, предоставление помещений

40.

Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за должностными лицами

3 года

-

41.

Переписка об обеспечении помещениями и средствами связи конференций, совещаний и других мероприятий

5 лет

-

42.

Переписка о проведении работ по телефонизации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи в Правительстве Ростовской области

3 года

-