6.1. При создании, отправке и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные. Для работы с регистрационными данными документа в системе "Дело" создается, отправляется и хранится регистрационная карточка (далее - РК) документа или регистрационная карточка проекта документа (далее – РКПД), которая является неотъемлемой частью документа.
6.2. Документы, создаваемые участником и (или) поступившие участнику на бумажном носителе, включаются в систему "Дело" после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему "Дело" допускается после его сравнения с подлинником документа. Ответственность за достоверность и полноту электронного образа документа несет участник в лице должностного лица - пользователя системы "Дело" внесшего (зарегистрировавшего) РК (РКПД) документа в системе "Дело".
6.3. В системе "Дело" существуют следующие виды документопотоков:
поступающая документация, в том числе обращения граждан (входящая);
отправляемая документация (исходящая);
внутренняя документация участника.
6.4. При создании (регистрации) электронного документа, электронного образа документа в обязательном порядке в РК документа заполняются следующие регистрационные данные:
6.4.1. Поступающая документация (входящая) согласно таблице N 1:
Таблица N 1
N п/п | Наименование сведений | Наименование | Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку |
1 | 2 | 3 | 4 |
1. | Адресант | корреспондент | наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа |
2. | Адресат | кому, | наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа |
3. | Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ | подписал | в соответствии с реквизитом "Подпись" |
4. | Вид документа | - | выбирается из справочника "Группы документов" в соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа выбирается из справочника "Группы документов" |
5. | Дата документа | дата | в соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует |
6. | Номер документа | Исх. N | в соответствии с номером, присвоенным документу автором |
7. | Дата поступления документа | от | дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе) |
8. | Входящий номер документа | N | номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе) |
9. | Ссылка на исходящий номер и дату документа | связки | в соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите |
10. | Наименование текста | содержание | краткое содержание документа (заголовок к тексту документа) |
11. | Индекс дела | журнал передачи | индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа |
12. | Сведения о переадресации документа | журнал передачи | на основании указаний по исполнению документа |
13. | Количество листов основного документа и приложений | состав | количество листов основного документа и общее количество листов приложений после |
14. | Указания по исполнению документа | поручение | указания по исполнению документа или поручение руководителя, определяющие характер исполнения документа и срок исполнения |
15. | Должность, фамилия и инициалы исполнителя | поручение - исполнитель | наименование должности, фамилия и инициалы исполнителя |
16. | Гриф ограничения доступа к документу | доступ | в соответствии с отметкой о конфиденциальности |
6.4.2. Отправляемая и внутренняя документация (исходящая) согласно таблице N 2:
Таблица N 2
N п/п | Наименование сведений о документе | Наименование | Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку |
1 | 2 | 3 | 4 |
1. | Адресат | адр. | наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа |
2. | Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ | подп. | в соответствии с реквизитом "Подпись" |
3. | Должность, фамилия, инициалы, рабочий телефон лица, подготовившего документ | исполн. | в соответствии с реквизитом "Исполнитель" |
4. | Вид документа | - | выбирается из справочника "Группы документов" в соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа |
5. | Дата документа | дата | в соответствии с датой регистрации документа |
6. | Номер документа | исх. N | в соответствии с регистрационным номером, присвоенным документу |
7. | Ссылка на исходящий номер и дату документа | связки | в соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите |
8. | Наименование текста | содержание | краткое содержание документа (заголовок к тексту документа) |
9. | Индекс дела | журнал передачи | индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа |
10. | Сведения о переадресации документа | журнал передачи | на основании указаний по исполнению документа |
11. | Количество листов основного документа и приложений | состав | количество листов основного документа и общее количество листов приложений после |
12. | Указания по исполнению документа | поручение | указания по исполнению документа или поручение руководителя, определяющие характер исполнения документа и срок исполнения |
13. | Должность, фамилия и инициалы исполнителя | поручение - исполнитель | наименование должности, фамилия и инициалы исполнителя |
14. | Гриф ограничения доступа к документу | доступ | в соответствии с отметкой о конфиденциальности |
6.5. К РК (РКПД) документа в обязательном порядке присоединяется файл (файлы) с текстом документа.
Допустимый формат прикрепляемых файлов:
для электронных документов: MS Word (DOC, DOCX), MS Excel (XLS, XLSX), текстовый формат (TXT);
для электронных образов документа: Portable Document Format (PDF), Tagged Image File Format (TIFF).
Описание форматов для передачи электронных образов документов: