1.1. Настоящее Положение определяет организацию межведомственного электронного документооборота с использованием межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства "Дело" (далее - система "Дело").
1.2. Для целей настоящего Положения используются следующие понятия:
участники межведомственного электронного документооборота (далее - участник) – органы исполнительной власти Ростовской области, другие государственные органы, являющиеся главными распорядителями средств областного бюджета, а также органы местного самоуправления и учреждения - получатели средств областного бюджета, подключенные к системе "Дело";
корпоративная сеть телекоммуникационной связи (далее - КСТС) – территориально распределенная информационно-телекоммуникационная сеть, включающая в себя совокупность каналов связи, маршрутизирующего и сервисного оборудования, узлов доступа к сети, компьютеров и терминального оборудования, предназначенных для передачи информации;
пользователь - работник участника, наделенный в установленном порядке правами доступа по работе в системе "Дело".
1.3. Органом исполнительной власти Ростовской области, обеспечивающим взаимодействие участников при межведомственном электронном документообороте, является министерство информационных технологий и связи Ростовской области (далее - министерство).
1.4. Межведомственный электронный документооборот с использованием системы "Дело" направлен на решение следующих задач:
объединение в единый процесс документационного обеспечения управления участников;
соблюдение единых правил регистрации, управления, доступа к электронным документам и проектов к ним (далее - электронный документ);
осуществление мониторинга, анализа и автоматизированного контроля хода исполнения электронных документов;
получение оперативной аналитической и статистической отчетности;
оперативная доставка электронных документов.
1.5. Основными принципами межведомственного электронного документооборота являются:
обеспечение технологической возможности использования системы "Дело" с переменным числом участников;
применение участниками единых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств;
правомерное использование участниками программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств;
обеспечение целостности и доступности передаваемой информации;
минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении информационного взаимодействия.
1.6. Учет, контроль и анализ обращений граждан в системе "Дело" осуществляется с учетом требований федерального и областного законодательства, а также методических рекомендаций управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций, определяющих порядок работы и информационного обмена по работе с обращениями граждан.
1.7. В системе "Дело" создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе;
электронные документы и сообщения, отправляемые и поступающие по защищенной федеральной системе межведомственного электронного документооборота (далее - система МЭДО) от федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов.
1.8. Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - ЭП) должностного лица – автора документа, признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью и имеющему оттиск печати при выполнении следующих условий:
электронный документ соответствует требованиям, установленным инструкциями по делопроизводству участников;
электронный документ соответствует требованиям к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеющему оттиск печати, установленным разделом 6 настоящего Положения.
1.9. При передаче электронных документов между участниками документы заверяются ЭП должностного лица - автора документа. Электронный документ, созданный в виде электронного образа документа, может быть заверен ЭП должностного лица, зарегистрировавшего его в системе "Дело", или ЭП юридического лица – участника.
Получение электронного документа, подписанного ЭП, в соответствии с требованиями, предусмотренными настоящим Положением, является достаточным условием, позволяющим установить авторство документа и принять электронный документ к рассмотрению и исполнению.