3.1. В зависимости от вида протокольного мероприятия при его подготовке организатор по согласованию с управлением протокола и обеспечения деятельности Губернатора Волгоградской области обязан подготовить помещение, в котором планируется проведение протокольного мероприятия, питьевую воду, стаканы, цветы, раздаточный материал, канцелярские товары, протокольную атрибутику, расстановку посадочных и кувертных карт и так далее.
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл. от 28.02.2014 N 177)
3.2. Указанные организационные мероприятия должны быть завершены организатором за час до начала проведения протокольного мероприятия.
Организацию места для размещения Губернатора на протокольном мероприятии, рассадку участников протокольного мероприятия осуществляет организатор по согласованию с управлением протокола и обеспечения деятельности Губернатора Волгоградской области.
(в ред. постановлений Губернатора Волгоградской обл. от 28.02.2014 N 177, от 18.08.2014 N 722)
3.3. Организатор назначает работников, ответственных за организацию доступа в зал во время проведения протокольного мероприятия.
Участники протокольного мероприятия прибывают не позднее чем за 40 минут до его начала.
После начала протокольного мероприятия вход в помещение, где оно проводится, прекращается.
3.4. В ходе проведения протокольного мероприятия министерством по делам территориальных образований и информационной политики Волгоградской области может осуществляться протокольная фотосъемка.
(п. 3.4 введен постановлением Губернатора Волгоградской обл. от 28.02.2014 N 177)
3.5. По итогам проведения протокольного мероприятия оформляется протокол. Ответственность за оформление протокола возлагается на назначенное организатором лицо. Протокол представляется в контрольное управление аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области на согласование, регистрацию и постановку на контроль в установленном порядке.
3.6. Если организатором протокольного мероприятия является орган исполнительной власти Волгоградской области и во время проведения протокольного мероприятия предполагается вручение Губернатором сувенира, ценного подарка или цветов, то их подготовку и доставку по согласованию с управлением протокола и обеспечения деятельности Губернатора Волгоградской области обеспечивает орган исполнительной власти Волгоградской области.
(в ред. постановлений Губернатора Волгоградской обл. от 28.02.2014 N 177, от 18.08.2014 N 722)
Если организатором протокольного мероприятия является структурное подразделение аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области, то обеспечение сувенирной продукцией осуществляет управление делами аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области в установленном порядке.
3.7. Организация концертной программы и ее координация осуществляется министерством культуры Волгоградской области.
3.8. Оповещение участников протокольного мероприятия (направление приглашения, телефонограммы, факсограммы) о дне, времени и месте его проведения, а также их регистрация, встреча, размещение и проводы осуществляются организатором.
Оповещение участников о месте, времени и характере мероприятия организатор осуществляет не позднее чем за два дня до даты проведения мероприятия.
Подтверждающее телефонное оповещение членов президиума, выступающих, награждаемых и лиц, встречающих и сопровождающих на протокольное мероприятие участников протокольного мероприятия, осуществляется управлением протокола и обеспечения деятельности Губернатора Волгоградской области в первой половине дня проведения протокольного мероприятия, если оно проходит после полудня, и во второй половине дня, предшествующего дню проведения протокольного мероприятия, если протокольное мероприятие проходит до полудня.
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл. от 28.02.2014 N 177)
3.9. При необходимости мультимедийного сопровождения протокольного мероприятия (демонстрация видеоматериалов, слайдов), проводимого в здании Правительства Волгоградской области, организатор не позднее чем за 3 рабочих дня до даты его проведения согласовывает технические условия мультимедийного сопровождения протокольного мероприятия с управлением делами аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области.
При необходимости мультимедийного сопровождения протокольного мероприятия, проводимого вне здания Правительства Волгоградской области, организатор обеспечивает необходимые технические условия мультимедийного сопровождения протокольного мероприятия самостоятельно.
Вне зависимости от места проведения протокольного мероприятия организатор обязан обеспечить присутствие своего представителя, ответственного за демонстрацию презентационных материалов, на месте проведения протокольного мероприятия.
3.10. В случае если проведение протокольного мероприятия планируется в здании Правительства Волгоградской области, организатор не позднее 7 рабочих дней до даты проведения протокольного мероприятия подает заявку по форме согласно приложению 2 к настоящему Регламенту на проведение протокольного мероприятия и техническое обслуживание в управление делами аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области.
Список лиц, участвующих в протокольном мероприятии, для их прохода в здание Правительства Волгоградской области и список транспортных средств, подъезд которых планируется к зданию Правительства Волгоградской области для организации их стоянки либо проезда во внутренний двор, представляются в управление делами аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области и после их согласования в установленном порядке передаются на пост охраны N 1 и пост охраны N 2 здания Правительства Волгоградской области.
3.11. Организация участия в протокольных мероприятиях средств массовой информации осуществляется в порядке, установленном министерством по делам территориальных образований и информационной политики Волгоградской области.
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл. от 28.02.2014 N 177)
3.12. С целью уточнения организационно-технических мероприятий, связанных с подготовкой протокольного мероприятия, работники управления протокола и обеспечения деятельности Губернатора Волгоградской области, министерства по делам территориальных образований и информационной политики Волгоградской области и организатор осуществляют обязательный предварительный выезд на место проведения протокольного мероприятия.
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл. от 28.02.2014 N 177)