8. Архивная служба осуществляет следующие полномочия:
1) в области управления архивным делом Республики Мордовия:
обеспечивает подготовку и внесение на рассмотрение в Правительство Республики Мордовия проектов законов Республики Мордовия и иных нормативных правовых актов по архивному делу и организации документов в делопроизводстве, предложений по развитию Архивной службы;
обобщает практику применения законодательства Российской Федерации и Республики Мордовия и вносит предложения о совершенствовании нормативного правового регулирования в установленной сфере деятельности;
разрабатывает и обеспечивает реализацию программ, основных направлений, перспективных и текущих планов развития архивного дела и ведет статистический учет состояния и деятельности подведомственных государственных архивов;
вносит предложения в Правительство Республики Мордовия о передаче архивных документов, находящихся в собственности Республики Мордовия, в собственность Российской Федерации, других субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований;
организовывает предоставление государственных услуг в сфере архивного дела, в том числе в электронном виде, в соответствии с административными регламентами;
оказывает гражданам бесплатную консультативную помощь в области архивного дела;
рассматривает обращения граждан, общественных объединений, юридических лиц, принимает по ним решения, направляет ответы в установленный законодательством срок, а также организовывает личный прием граждан по вопросам, относящимся к сфере архивного дела;
обеспечивает мобилизационную подготовку Архивной службы, а также контролирует и координирует деятельность государственных архивов Республики Мордовия по мобилизационной подготовке;
организовывает в пределах своей компетенции проведение мероприятий по гражданской обороне, разрабатывает и реализовывает планы гражданской обороны и защиты населения;
участвует в пределах своей компетенции в противодействии экстремистской деятельности и терроризму;
обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну, конфиденциальную информацию, организовывает работу государственных архивов по рассекречиванию в установленном порядке носителей сведений, составляющих государственную тайну;
осуществляет контроль за обеспечением государственными архивами открытости и доступности информации о своей деятельности, за соответствием деятельности государственных архивов целям, предусмотренным учредительными документами;
осуществляет контроль в пределах своей компетенции за соблюдением законодательства об архивном деле Республики Мордовия государственными архивами, музеями, библиотеками Республики Мордовия, органами государственной власти и иными государственными органами Республики Мордовия (далее - государственные органы), государственными унитарными предприятиями, включая казенные предприятия, и государственными учреждениями Республики Мордовия (далее - организации Республики Мордовия);
формирует сеть государственных архивов;
осуществляет международное и межрегиональное сотрудничество и организовывает работу по выявлению, приобретению документов по истории Республики Мордовия в федеральных архивах, государственных архивах субъектов Российской Федерации, за рубежом, обмену копиями документов в целях пополнения Архивного фонда Республики Мордовия;
анализирует состояние и развитие архивного дела в Республике Мордовия;
заключает договоры с территориальными органами федеральных органов государственной власти и федеральными организациями, иными государственными органами Российской Федерации, расположенными в Республике Мордовия, о передаче документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе их деятельности, в государственные архивы Республики Мордовия;
разрабатывает и заключает соглашения о взаимодействии и сотрудничестве в области архивного дела с органами местного самоуправления;
осуществляет контроль в пределах своей компетенции за осуществлением органами местного самоуправления государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, находящихся в собственности Республики Мордовия и хранящихся в муниципальных архивах (далее - государственные полномочия в области архивного дела), а также за использованием финансовых средств и материальных ресурсов, предоставленных им для осуществления государственных полномочий;
согласовывает условия и место дальнейшего хранения документов Архивного фонда Республики Мордовия при реорганизации государственных и муниципальных организаций путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций;
обеспечивает соблюдение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;
2) в области формирования Архивного фонда Российской Федерации и Архивного фонда Республики Мордовия, организационно-методического руководства архивами государственных органов, организаций Республики Мордовия и организацией документов в делопроизводстве:
определяет категории юридических и физических лиц, документы которых в силу их научной, информационной и практической значимости подлежат включению в состав Архивного фонда Республики Мордовия, принимает решения о включении их в список источников формирования Архивного фонда Республики Мордовия;
решает в пределах своей компетенции вопросы о включении на основании экспертизы ценности в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов, находящихся в федеральной собственности, собственности Республики Мордовия, муниципальной и частной собственности;
согласовывает номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, положения об архивах, положения об экспертных комиссиях юридических лиц - источников формирования Архивного фонда Республики Мордовия, а также территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, заключивших договоры о передаче документов Архивного фонда Российской Федерации в государственные архивы Республики Мордовия;
организовывает в установленном порядке работу по пополнению Архивного фонда Республики Мордовия исторически значимыми личными архивами, документальными собраниями, коллекциями;