В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" к основным полномочиям субъектов Российской Федерации в области архивного дела относятся:
проведение государственной политики в области архивного дела на территории субъекта Российской Федерации;
хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов государственных архивов;
осуществление регионального государственного контроля в сфере архивного дела субъекта Российской Федерации.
В соответствии с законом области от 28 апреля 2006 года N 1443-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Вологодской области отдельными государственными полномочиями в сфере архивного дела" органы местного самоуправления наделены отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности области и находящихся на территории муниципального района, городского округа.
Исходя из этого подпрограмма 2 направлена на решение следующих задач государственной программы:
обеспечение сохранности и развитие Архивного фонда области;
совершенствование системы управления архивной отраслью области, развитие кадрового потенциала отрасли;
обеспечение исполнения отдельных переданных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности области и находящихся на территории муниципального образования, повышение качества муниципальных услуг, оказываемых на основе архивных документов.
Подпрограмма предусматривает обеспечение сохранности документов Архивного фонда области и реализацию государственных полномочий в сфере архивного дела области.
В настоящее время сеть государственных архивных учреждений включает в себя:
основной архив (Государственный архив Вологодской области), хранящий около 2 млн. дел с управленческими, научно-техническими документами и фондами личного происхождения;
архив, хранящий свыше 700 тыс. социально-политических документов, бывший архив обкома КПСС (Вологодский областной архив новейшей политической истории);
архив документов по личному составу, хранящий свыше 120 тыс. дел (Областной архив по личному составу);
архив, хранящий аудиовизуальные документы (Областной государственный архив кинофотофоно- и электронных документов).
Все государственные архивы области, как и подавляющее большинство архивов Российской Федерации, отнесены к казенным учреждениям, в которых с 2012 года размещается государственное задание на оказание услуг (выполнение работ) в сфере архивного дела.
В архивной отрасли имеются 2 специализированных здания государственных архивов, в которых размещаются Государственный архив Вологодской области и Вологодский областной архив новейшей политической истории. Загруженность архивохранилищ государственных архивов приближается к 100%. Областной архив кинофотофоно- и электронных документов расположен в помещениях, относящихся к областной собственности. На арендуемых площадях располагается Областной архив по личному составу.
Ежегодно государственные архивы исполняют свыше 8 тыс. запросов социально-правового характера и более 500 тематических запросов организаций и граждан. Количество посещений читальных залов государственных архивов за последние годы выросло более чем в 2 раза.
К настоящему времени муниципальная архивная служба Вологодской области представляет собой 25 структурных подразделений (архивных отделов) администраций муниципальных районов, 1 архив по личному составу при администрации Шекснинского муниципального района, 3 муниципальных казенных архивных учреждения в г. Вологде, г. Череповце и г. Великом Устюге. Всего - 29 муниципальных архивов, в которых хранится более 1.8 миллиона единиц хранения (из них более 60% - государственная собственность области). Муниципальные архивы сотрудничают более чем с 1300 организациями - источниками их комплектования, в которых хранится еще 1.5 миллиона дел.
В муниципальные архивы области ежегодно поступает около 40 тыс. социально-правовых запросов, 25 тыс. граждан приходят на личный прием. Организации - источники комплектования и ликвидируемые организации ежегодно передают на хранение в муниципальные архивы более 40 тыс. дел. Общая численность работников муниципальной архивной службы области по состоянию на 1 января 2013 года составляет 149 штатных единиц. Несмотря на увеличение объемов документов, хранящихся в архивах и образующихся в источниках их комплектования, а также количества поступающих социально-правовых запросов и необходимость автоматизации архивных технологий, общая численность работников муниципальной архивной службы имеет тенденцию к сокращению в рамках оптимизации бюджетных расходов.
28 муниципальных образований получают субвенции из областного бюджета на осуществление переданных государственных полномочий, т.е. все муниципальные архивы, за исключением муниципального архива г. Вологды, который в соответствии с Уставом не хранит документы государственной собственности области и не сотрудничает с областными организациями (эти функции на территории г. Вологды осуществляет КАУ ВО "Государственный архив Вологодской области").
В последние годы наметилась тенденция ухудшения условий хранения архивных документов по причине износа оборудования, помещений и зданий архивов в большинстве архивов муниципальных районов. На 1 января 2013 только 42% документов муниципальных архивов находятся в нормативных условиях хранения. Большинство муниципальных архивов, хранящих документы государственной собственности области, загружены практически на 100%. Это означает, что прием новых документов, в том числе документов ликвидированных организаций, в большинстве муниципальных образований области практически прекратился.
В области имеется только 2 специально построенных архивных здания для муниципальных архивов (в г. Череповце и Бабаевском районе). Некоторые муниципальные архивы располагаются в зданиях федеральной или частной собственности на правах аренды. Общая протяженность стеллажных полок архивохранилищ муниципальных архивов составляет примерно 28 км, из них 22.5 км от общей протяженности стеллажных полок составляют соответствующие стандарту металлические стеллажи.
94% муниципальных архивов оснащены системами пожарной сигнализации, 89% - охранной сигнализации.
Основополагающим в деятельности любого архива является создание оптимальных, соответствующих общегосударственным требованиям условий для обеспечения сохранности документов. К ним относятся: поддержание определенного уровня температуры и влажности в архивохранилищах, обеспечение противопожарного режима, соблюдение санитарно-гигиенического режима, проведение мероприятий по биологической защите документов, обеспечение пропускного режима в здания архива и хранилища; упорядоченное размещение документов в первичных средствах хранения, проведение работ по ремонту материальной основы документов, их регулярная проверка наличия. Отклонение от нормативных требований ведет к угрозе безвозвратной утраты комплекса информации, частичной или полной.
Современные условия деятельности архивов области обусловлены доставшейся главным образом от советского периода слабой материально-технической базой. Специализированные здания государственных архивов области, построенные в 1960-е - 1970-е годы, не были рассчитаны на поступление сверхпланового объема документов ликвидированных организаций и всплеск интереса к архивным исследованиям. В итоге загруженность архивохранилищ государственных архивов области приближается к 100%, а на посещение читального зала Государственного архива Вологодской области (18 посадочных мест) с 2011 года формируется очередь.
Задачи, стоящие перед архивами области, невозможно решить без совершенствования существующей системы управления отраслью, повышения эффективности бюджетных расходов, внедрения эффективных технологий управления персоналом и развития кадрового потенциала в системе архивной службы области.
Одной из основных задач развития архивной отрасли области на 2014 - 2018 годы остается совершенствование архивной инфраструктуры посредством строительства новых и/или реконструкции старых зданий архивов области, а также выделение дополнительных помещений, приспосабливаемых под хранилища. С учетом этого Правительством области было принято решение о включении строительства здания для государственных архивов области в г. Вологде в долгосрочную целевую программу "Инвестиции в объекты капитального строительства на 2010 - 2013 годы и перспективу до 2020 года", в редакции которой от 28 декабря 2012 года на строительство указанного здания в 2018 году предусмотрено выделение средств в объеме 85301.5 тыс. рублей.