Настоящее время характеризуется высоким уровнем развития информационных и телекоммуникационных технологий и их интенсивным использованием гражданами, бизнесом, общественными организациями и органами государственной власти; повсеместным внедрением в государственном масштабе систем электронного документооборота (в том числе межведомственного), переводом в электронный вид государственной учетной деятельности, а также созданием и развитием специальных информационных систем обслуживания запросов населения и организаций.
Эти приоритетные направления информатизации общества влекут за собой необходимость формирования современной информационной и телекоммуникационной инфраструктуры архивных учреждений области, выполняющих важные общественные и государственные функции, основными направлениями деятельности которых становятся внедрение электронного делопроизводства и документооборота, формирование цифрового контента, развитие сервисов для обеспечения равного доступа к информационным ресурсам, а также организация приема на постоянное хранение и дальнейшего использования электронных документов.
На сегодняшний день общее состояние внедрения информационных технологий в государственных архивах области нельзя признать удовлетворительным. Этот вывод касается как проблем внедрения и использования систем электронного делопроизводства и документооборота в текущей деятельности, так и информатизации основных видов деятельности архивов. Особо следует отметить неудовлетворительное состояние материально-технической базы информатизации государственных архивов. С одной стороны, достаточное число компьютеров (в государственных архивах области соотношение человек - компьютер равно 1-1). С другой стороны, 50% этого оборудования - устаревшие модели, поддержание работоспособности которых либо вовсе невозможно, либо неэффективно.
В целях оцифровки описей и архивных документов используются 3 специализированных планетарных сканера, которых явно недостаточно, учитывая все возрастающее внимание к проведению оцифровки документов. В связи с возрастанием объемов цифровой информации возникла острая необходимость приобретения систем хранения данных и формирования центров обработки данных в государственных архивах, в том числе приобретение серверного оборудования.
Недостаточность текущего бюджетного финансирования не позволяет последовательно осуществлять развитие локально-вычислительных сетей в государственных архивах с целью организации доступа различных подразделений к сети Интернет.
Имеются проблемы в использовании программного обеспечения; отсутствуют и единые походы к развитию специализированного программного обеспечения основных направлений деятельности архивов и типовых моделей для создания технологических модулей и автоматизированных поисковых систем (тематических каталогов и т.п.).
В настоящее время Федеральным архивным агентством созданы программный комплекс (базовый уровень) "Архивный фонд", предназначенный для использования непосредственно в архивах по учету документов Архивного фонда Российской Федерации, программный комплекс "Фондовый каталог", предназначенный для использования на уровне органов управления архивным делом в субъектах Российской Федерации. Необходимо отметить, что программный комплекс "Архивный фонд" распространен и успешно используется во всех государственных и муниципальных архивах области.
Подпрограмма 1 ориентирована на решение широкого круга проблем, связанных с внедрением информационных технологий в деятельность государственных архивов области. Оптимальным решением может стать организация единого Центра хранения электронных документов области (далее - Центр), обеспечивающего:
централизованный прием, хранение и организацию использования электронных документов органов государственной исполнительной власти области и других организаций - источников комплектования;
централизованное хранение оцифрованных копий описей и документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных архивах области;
функционирование автоматизированных систем государственных архивов области.
Источниками комплектования Центра будут являться органы исполнительной государственной власти области, передающие в Центр электронные документы, а также государственные архивы области, передающие в Центр копии электронных образов архивных документов, возникающие в ходе планомерной оцифровки фондов в рамках наполнения программного комплекса "Архивный фонд" - "Фондовый каталог" и создания научно-справочного аппарата архивов. При этом предполагается, что на местах будут сохраняться комплекты электронных копий документов, созданных в архивах.
Основным функционалом Центра (кроме обеспечения централизованного хранения электронных документов) будет являться разработка поисковых систем и организация доступа к цифровым ресурсам для всех пользователей читальных залов государственных архивов области и через Интернет, сотрудников государственных архивов, обмен информацией об использовании электронных ресурсов, а также (координация проведения совместных работ в области информатизации, осуществляемых государственными архивами, функционирование системы управления информатизацией архивов и электронными ресурсами). Необходимо также предусмотреть систему резервного копирования документов и обеспечения безопасности электронных документов.
С целью создания системы использования документов Архивного фонда области, включающей образы уникальных, особо ценных и наиболее востребованных документов, предоставления пользователям доступа к этой системе через сеть Интернет необходимо проведение оцифровки таких документов, а также пополнение электронных каталогов и описей. Расширение масштабов изготовления электронного фонда пользования будет способствовать исключению из оборота подлинников особо ценных и уникальных документов и в конечном итоге обеспечению их сохранности.