3.1.Предоставление государственной услуги включает в себя одну административную процедуру: Информационное обеспечение сельскохозяйственных товаропроизводителей и других участников рынка сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия, а также предоставление им консультационной помощи.
3.2.Блок-схема предоставления государственной услуги приводится в приложении N 1 к Административному регламенту.
3.3. Прием и регистрация обращения заявителя.
3.3.1. Основанием для начала предоставления государственной услуги является поступление обращения заявителя в Министерство.
3.3.2. Первичная обработка обращений, поступающих по почте, осуществляется должностными лицами структурного подразделения, ответственного за прием корреспонденции и включает в себя: проверку правильности направления корреспонденции, вскрытие конвертов, а также проверку наличия указанных заявителем вложений и приложений. Почтовые конверты (пакеты), в которых поступают письменные обращения заявителей, сохраняются вместе с обращениями. Конверты с пометкой "лично руководителю", не вскрывая, передаются ответственному должностному лицу для доклада руководителю.
3.3.3. Обращения, прошедшие первичную обработку, передаются должностным лицам структурного подразделения, ответственного за организацию работы с обращениями заявителей, для регистрации.
3.3.4. Обращения заявителей в форме электронного сообщения, направленного путем заполнения специальной формы на официальном сайте Министерства, Единого портала государственных и муниципальных услуг, а также направленные по адресу электронной почты Министерства поступают в структурное подразделение, ответственное за организацию работы с обращениями заявителей и переводятся в бумажную форму (распечатываются). Далее работа с такими обращениями ведется в порядке, установленном настоящим Административным регламентом для работы с письменными обращениями заявителей.
3.3.5. Поступившие с письмом документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, фотографии и другие приложения к письму) подкалываются под скрепку после текста письма, затем подкалывается конверт. В случае отсутствия самого текста письма работником, принимающим почту, подкалывается заверенный его подписью с указанием даты лист бумаги с текстом: "Письменного обращения к адресату нет", который прилагается к конверту;
3.3.6. По выявленным нарушениям и недостаткам составляются акты на письма:
– к которым прилагаются вложенные в конверты денежные знаки, ценные бумаги и т.п.;
– на письма, при вскрытии которых не обнаружилось письменного вложения;
– в конвертах которых обнаружилась недостача документов, упоминаемых в обращении или вложенной в конверт описью документов.
Акт составляется в двух экземплярах и подписывается должностным лицом структурного подразделения, ответственного за прием корреспонденции.
При этом один экземпляр акта посылается отправителю, второй – приобщается к полученным документам.
Ошибочно (не по адресу) присланные письма возвращаются на почту не вскрытыми.
3.3.7.Принятые в установленном порядке письменные обращения регистрируются в ЕМСЭД.
3.3.8. Регистрацию обращений в ЕМСЭД осуществляет должностное лицо структурного подразделения, ответственного за прием корреспонденции в следующем порядке:
1) вводит реквизиты обращения в регистрационную карточку ЕМСЭД;
2) создает в ЕМСЭД электронный образ письменного обращения или переносит в ЕМСЭД обращение, поступившее в электронной форме;
3) присваивает обращению регистрационный номер;
4) на подлиннике обращения или на сопроводительном письме к нему, либо на распечатанном обращении, поступившем в Министерство в электронной форме, на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу или на любом другом свободном месте ставит штамп установленного образца с указанием регистрационного номера и даты регистрации.
3.3.9. На каждое поступившее обращение заводится отдельная регистрационная карточка ЕМСЭД.
3.3.10. Должностные лица структурного подразделения, ответственного за прием корреспонденции при регистрации обращений проверяют установленные реквизиты письма, наличие указанных автором вложений и приложений, а также проверяют поступившие обращения на повторность.
3.3.11. Если одновременно поступило несколько обращений одного и того же содержания от одного и того же заявитель, то осуществляется регистрация только одного из обращений, при этом в регистрационной карточке ЕМСЭД делается соответствующая отметка о количестве дублированных обращений.
3.3.12. Повторными считаются обращения, поступившие в Министерство от одного и того же лица по одному и тому же вопросу:
– если не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному заявлению;
– если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством Российской Федерации срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.
Не считаются повторными: