23. Описание административной процедуры по ведению Государственного реестра уникальных и особо ценных архивных документов и архивных фондов Республики Калмыкия.
23.1. Административная процедура по ведению Государственного реестра уникальных и особо ценных архивных документов и архивных фондов Республики Калмыкия включает в себя следующие административные действия:
- прием, первичная обработка, регистрация обращения, поступившего от юридических и физических лиц, рассмотрение обращения, подготовка резолюции и передача обращения на исполнение;
- проведение заседания и принятие решений ЭПК Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия о включение уникальных и особо ценных документов в Государственный реестр;
- регистрация уникальных и особо ценных документов в Государственный реестр;
- внесение изменений в Государственный реестр.
Блок-схема предоставления государственной услуги представлена в Приложении N 1 к Административному регламенту
23.1.1. Прием, первичную обработку обращения, поступившего от юридического лица осуществляет должностное лицо, ответственное за организацию делопроизводства в Министерстве образования, культуры и науки Республики Калмыкия.
23.1.2. Поступившее в Министерство образования, культуры и науки Республики Калмыкия обращение регистрируется в день поступления, и ему присваивается самостоятельный регистрационный номер, который указывается в журнале регистрации входящих документов.
23.1.3. Регистрация обращения является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.
23.1.4. Зарегистрированное обращение передается руководителю Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия для резолюции. Руководитель Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия рассматривает обращение в день его поступления и готовит резолюцию об исполнении.
23.1.5. Обращения юридических лиц в форме электронного сообщения, направленного на официальный сайт Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия, Единый портал государственных и муниципальных услуг, а также направленные по адресу электронной почты Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия поступают в структурное подразделение, ответственное за организацию работы с поступающей корреспонденцией и переводятся в бумажную форму (распечатываются). Далее работа с такими обращениями ведется в порядке, установленном настоящим Административным регламентом.
23.1.6. Поступившее в адрес Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия обращение юридических лиц передается должностным лицом, ответственным за организацию делопроизводства в Министерство образования, культуры и науки Республики Калмыкия, секретарю или Председателю ЭПК Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия в течение одного рабочего дня после рассмотрения руководителем Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия.
23.1.7. Результатом выполнения указанных административных действий является подготовка руководителем Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия резолюции об исполнении обращения юридических лиц и передача их секретарю или Председателю ЭПК Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия для организации исполнения.
24. Проведение заседаний и принятие решений ЭПК Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия о включение уникальных и особо ценных документов в Государственный реестр.
24.1. Поступившие документы юридических лиц и экспертные заключения обсуждаются на заседании комиссии ЭПК Министерства, где в случае соответствия представленных документов установленным архивным нормам и правилам принимается решение ЭПК Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия о включение уникальных и особо ценных документов в Государственный реестр по результатам проведения экспертизы и экспертных заключений.
В случае несоответствия представленных юридическими лицами документов, установленным архивным нормам и правилам, принимается решение ЭПК Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия об отказе в предоставлении государственной услуги.
24.2. Секретарь ЭПК Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия ведет протокол заседания, куда заносятся особые мнения членов комиссии. Заседание ЭПК Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия созывается не реже 1 раза в 3 месяца и считается правомочным, если на нем присутствует более половины состава членов комиссии.
24.3. Административные действия, указанные в пункте 25 настоящего Административного регламента, осуществляются в сроки, установленные в резолюции руководителя Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия, но не превышающие 30 дней со дня регистрации обращения.
24.4. Результатом выполнения указанного административного действия является принятие решений ЭПК Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия о включение уникальных и особо ценных документов в Государственный реестр или об отказе в предоставлении государственной услуги. Решение оформляется в виде протокола заседания ЭПК Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия.
25. Регистрация уникальных и особо ценных документов в Государственный реестр:
- на основании решения ЭПК уникальному и особо ценному документу присваивается в валовом порядке регистрационный номер Государственного реестра, проставляя его в соответствующей графе обоих экземпляров Листа учета и описания уникального и особо ценного документа на бумажном носителе и в электронном виде.
- юридическому лицу направляется выписка из протокола заседания ЭПК и один экземпляр Листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе с проставленным регистрационным номером по Государственному реестру (в случае включения документа в Государственный реестр) или оба экземпляра Листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе и в электронном виде (если предложение отклонено);
- формируются листы учета и описания уникальных документов на бумажных носителях в дела, которые хранятся у должностного лица Министерства. Указанные дела ежегодно включаются в номенклатуру дел Министерства со сроком хранения "Постоянно";
- в специально уполномоченное Министерством казенное учреждение Республики Калмыкия "Государственный архив электронной документации" (далее - КУРК "ГАЭД" передаются по акту листы учета и описания уникальных документов с представленными регистрационными номерами по Государственному реестру в электронном виде.
- сотрудник специально уполномоченного Министерством КУ РК "ГАЭД" вносит информацию в электронную базу данных "Государственный реестр уникальных и особо ценных архивных документов и архивных фондов Республики Калмыкия".
26. Внесение изменений в Государственный реестр
26.1. Сведения, полученные в результате научного изучения уникального и особо ценного архивного документа, а также информация о проведении его реставрации регистрируются в Государственном реестре.