3.1. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
прием и регистрация обращения;
рассмотрение обращения;
направление ответа на обращение;
личный прием граждан.
Блок-схема предоставления государственной услуги представлена в приложении к Административному регламенту.
Прием и регистрация обращения
3.2. Основанием для начала процедуры приема и регистрации обращения является поступление обращения в Аппарат Правительства Республики Калмыкия.
3.3. Поступающие в Аппарат Правительства Республики Калмыкия письменные обращения принимаются отделом писем и приема граждан.
3.4. В целях обеспечения безопасности при работе с письменными обращениями они подлежат обязательному вскрытию и предварительному просмотру.
В случае выявления опасных или подозрительных вложений в конверте (бандероли, посылке) работа с письменным обращением приостанавливается до выяснения обстоятельств и принятия соответствующего решения руководством Управления информационного и документационного обеспечения Аппарата Правительства Республики Калмыкия.
При приеме письменных обращений и документов, связанных с их рассмотрением:
проверяется правильность адресности корреспонденции;
вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются);
сортируются ответы на запросы по обращениям граждан;
поступившие с письмом документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, фотографии и другие приложения к письму) подкалываются под скрепку после текста письма, затем подкалывается конверт. В случае отсутствия самого текста письма работником, принимающим почту, подкалывается заверенный его подписью с указанием даты лист бумаги с текстом: "Письменного обращения к адресату нет", который прилагается к конверту;
по выявленным нарушениям и недостаткам составляются акты на письма:
к которым прилагаются вложенные в конверты денежные знаки, ценные бумаги и т.п.;
на письма, при вскрытии которых не обнаружилось письменного вложения;
в конвертах которых обнаружилась недостача документов, упоминаемых в обращении или вложенной в конверт описью документов.
Акт составляется в двух экземплярах и подписывается двумя работниками отдела писем и приема граждан.
При этом один экземпляр акта посылается отправителю, второй – приобщается к полученным документам.
Ошибочно (не по адресу) присланные письма возвращаются на почту не вскрытыми.
3.5. Обращения в форме электронных сообщений поступают в отдел писем и приема граждан через официальный сайт Правительства Республики Калмыкия в сети Интернет или Портал государственных и муниципальных услуг Республики Калмыкия путем заполнения заявителем специальной формы, содержащей необходимые реквизиты.
3.6. Работа с обращениями в электронной форме ведется в порядке, установленном настоящим Административным регламентом.
3.7. Основаниями для отказа в рассмотрении обращения в электронной форме могут являться:
отсутствие адреса для ответа;
поступление нескольких дубликатов уже принятого электронного сообщения в течение рабочего дня;