23.1.1. Основанием для начала предоставления государственной услуги является поступление обращения гражданина в Управление.
23.1.2. Первичная обработка обращений, поступающих по почте, осуществляется должностным лицом Управления, ответственным за прием корреспонденции и включает в себя: проверку правильности направления корреспонденции, вскрытие конвертов, а также проверку наличия указанных гражданином вложений и приложений. Почтовые конверты (пакеты), в которых поступают письменные обращения граждан, сохраняются вместе с обращениями. Конверты с пометкой "лично начальнику", не вскрывая, передаются ответственному должностному лицу для доклада начальнику.
23.1.3. Обращения, прошедшие первичную обработку, передаются уполномоченным должностным лицам Управления, для регистрации.
23.1.4. Обращения граждан в форме электронного сообщения, направленного путем заполнения специальной формы на официальном сайте Управления, Единого портала государственных и муниципальных услуг, а также направленные по адресу электронной почты Управления поступают уполномоченным должностным лицам Управления и переводятся в бумажную форму (распечатываются). Далее работа с такими обращениями ведется в порядке, установленном настоящим Административным регламентом для работы с письменными обращениями граждан.
23.1.5. Поступившие с письмом документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, фотографии и другие приложения к письму) прикрепляются скрепкой. В случае отсутствия самого текста письма работником, принимающим почту, прикрепляется заверенный его подписью с указанием даты лист бумаги с текстом: "Письменного обращения к адресату нет", который прилагается к конверту.
23.1.6. По выявленным нарушениям и недостаткам составляются акты на письма, в конвертах которых обнаружилась недостача документов, упоминаемых в обращении или вложенной в конверт описью документов, на письма, к которым прилагаются вложенные в конверты денежные знаки и ценные бумаги, а также на письма, при вскрытии которых не обнаружилось письменного вложения.
Акт составляется в двух экземплярах и подписывается должностным лицом, ответственным за прием корреспонденции.
При этом один экземпляр акта посылается отправителю, второй - приобщается к полученным документам.
Ошибочно (не по адресу) присланные письма возвращаются на почту не вскрытыми.
23.1.7. Принятые в установленном порядке письменные обращения регистрируются в ЕМСЭД.
23.1.8. Регистрацию обращений в ЕМСЭД осуществляет должностное лицо Управления, ответственное за прием корреспонденции в следующем порядке:
1) вводит реквизиты обращения в регистрационную карточку ЕМСЭД;
2) создает в ЕМСЭД электронный образ письменного обращения или переносит в ЕМСЭД обращение, поступившее в электронной форме;
3) присваивает обращению регистрационный номер;
4) на подлиннике обращения или на сопроводительном письме к нему, либо на распечатанном обращении, поступившем в Управление в электронной форме, на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу или на любом другом свободном месте ставит штамп установленного образца с указанием регистрационного номера и даты регистрации.
23.1.9. На каждое поступившее обращение заводится отдельная регистрационная карточка ЕМСЭД.
23.1.10. Должностное лицо Управления, ответственное за прием корреспонденции, при регистрации обращений проверяет установленные реквизиты письма и наличие указанных автором вложений и приложений.
23.1.11. Если одновременно поступило несколько обращений одного и того же содержания от одного и того же гражданина, то осуществляется регистрация только одного из обращений, при этом в регистрационной карточке ЕМСЭД делается соответствующая отметка о количестве дублированных обращений.
23.1.12. Если обращение подписано двумя и более авторами, то в графе "Отправитель" указывается фамилия, имя, отчество гражданина указанного первым, фамилия имя отчество остальных граждан, а также их общее число указываются в графе "Содержание обращения". Такое обращение считается коллективным, обращения, подписанные членами одной семьи, также считаются коллективными.
23.1.13. Обращения граждан, в которых не указаны фамилия лица, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, признаются анонимными. Ответы на подобные обращения не даются.
В графе "Отправитель" регистрационной карточке ЕМСЭД делается запись "Анонимное" (при этом в карточке проставляется отметка о территории по почтовому штемпелю).
23.1.14. Графа "Адрес" в окне "Сотрудник" ЕМСЭД заполняется с соблюдением общепринятого при оформлении почтовой корреспонденции порядка.
Слова "город", "край", "дом", "корпус", "квартира" рекомендуется сокращать, используя общепринятые сокращения слов при обозначении адреса:
"п." - поселок;
"с." - село;
"ст." - станица;
"х." - хутор;
"ст-я" - станция;