24.3.1. Ответ гражданину подготавливается по результатам рассмотрения его обращения.
24.3.2. Гражданину на одно его обращение направляется только один ответ, несмотря на количество вопросов, изложенных в нем.
24.3.3. Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры, и автору обращения дан исчерпывающий ответ в соответствии с законодательством Российской Федерации.
24.3.4. Содержание ответа излагается четко и последовательно с учетом всех поставленных в обращении вопросов. При подтверждении изложенных в обращении фактов в ответе указываются меры, принятые к виновным должностным лицам.
Ответ должен быть конкретным, ясным по содержанию, обоснованным и охватывать все вопросы, поставленные в обращении.
Если просьба, изложенная в обращении, не может быть разрешена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена.
24.3.5. Подготовка специального ответа не требуется, если по результатам рассмотрения обращения принят правовой акт. В этом случае гражданину направляется экземпляр принятого правового акта.
24.3.6. Подлинники документов (паспорта, дипломы, трудовые книжки и др.), если нет иного поручения контролирующего органа, возвращаются гражданину заказным отправлением вместе с ответом. При этом в ответе должны быть перечислены их наименования и указано общее количество листов приложения.
24.3.7. Исполнитель несет ответственность за полноту, содержание, ясность и четкость изложения сути ответа, достоверность ссылки на нормативные акты.
24.3.8. Ответ на обращение, в том числе поступившее в электронной форме, направляется по почтовому или электронному адресу, указанному в обращении.
24.3.9. В ЕМСЭД исполнитель в раздел "Отчет" прикладывает проект ответа в адрес гражданина и завершает исполнение задачи.
24.3.10. Оформленные надлежащим образом и подписанные начальником Управления (заместителем) ответы на обращения регистрируются должностным лицом, ответственным за прием корреспонденции и направляются гражданам.
Перед передачей писем на отправку должностное лицо, ответственное за прием корреспонденции проверяет наличие подписей, виз на копиях ответов, приложений, указанных в ответе, правильность написания индекса почтового отделения, адреса, фамилии и инициалов корреспондента и исходящего номера.
Ответ на обращение, поступившее в Управление в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
24.3.11. На каждом обращении после принятия решения об окончании его рассмотрения проставляется отметка "В дело", ставится личная подпись должностного лица, ответственного за прием корреспонденции и указывается дата.
Материалы исполненного обращения с визовой копией ответа на обращение формируются в дела должностным лицом, ответственным за прием корреспонденции в соответствии с номенклатурой дел.
24.3.12. Оформление дел для архивного хранения обращений осуществляется в соответствии с требованиями Номенклатуры дел Управления, принятой 26 декабря 2011 г.