1. Государственный реестр уникальных и особо ценных архивных документов Республики Калмыкия (далее - Государственный реестр) -государственная система регистрации и учета уникальных и особо ценных архивных документов Республики Калмыкия.
2. Ведение Государственного реестра возлагается на уполномоченный орган исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела (далее - уполномоченный орган).
3. Уполномоченный орган создает постоянно действующую комиссию, для рассмотрения вопросов об отнесении и включении архивных документов в Государственный реестр (далее - Комиссия).
4. Должностные лица уполномоченного органа обеспечивают подготовку материалов по отнесению и включению архивных документов в Государственный реестр на рассмотрение Комиссии.
5. Выявление уникальных и особо ценных архивных документов проводится в плановом порядке на основании отраслевых научно-методических разработок и осуществляется в хронологической последовательности, начиная с документов XVIII века и до 1918 года. За более поздние годы рассматриваются архивные документы лишь по отношению к самым бесспорным документальным ценностям и раритетам.
6. Отнесение архивных документов к категории уникальных и особо ценных архивных документов Республики Калмыкия определяются следующими критериями.
Обязательными критериями отнесения к категории особо ценных архивных документов Республики Калмыкия являются: время создания документа;
ценность содержащейся в документе информации;
юридическая сила, подлинность документа;
значение фондообразователя;
авторство (и адресат) документа;
наличие палеографических, художественных и других особенностей;
величина страховой оценки документа (денежная страховая стоимость документа).
Обязательными критериями отнесения к уникальным архивным документам Республики Калмыкия являются: древность документов (до 1918 г.);
подлинность;
бесспорность культурно-исторической значимости;
публичность;
высокая материальная ценность;
отношение документа к историческому событию;
отношение документа к исторической личности;
юридическое значение документа;
художественные и оформительские особенности.
7. Для отнесения и включения архивных документов в Государственный реестр ежегодно к 1 сентября заявитель представляет в Комиссию следующие документы:
заявление в произвольной форме;
лист учета и описания уникального и (или) особо ценного документа на бумажном носителе (2 экз.) и в электронном виде (1 экз.) согласно приложению к настоящему Порядку.
Заявитель может предоставить экспертные заключения об уникальности и (или) особой ценности документа. Экспертные заключения об уникальности и (или) особой ценности документа готовят не менее 2-х экспертов и каждый подготавливает свое заключение.
Документы регистрируются в день подачи документов в журнале регистрации.
Комиссия принимает решение об отказе в рассмотрении вопроса о включении документов в Государственный реестр в случае непредставления всех необходимых документов, указанных в абзацах втором, третьем настоящего пункта.