2.1. Государственные и муниципальные архивы, музеи и библиотеки: ежегодно составляют паспорта и 1 раз в 3 года (по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным периодом) представляют их в уполномоченный орган исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела;
ежегодно обновляют и пополняют описания архивных фондов в формате ПК "Архивный фонд" и предоставляют копии информационных массивов в уполномоченный орган исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела к 1 декабря отчетного года.
2.2. Уполномоченный орган:
1) на основании паспортов, представленных государственными и муниципальными архивами, музеями и библиотеками составляет сводные паспорта:
государственных архивов Республики Калмыкия;
муниципальных архивов Республики Калмыкия;
государственных музеев и библиотек Республики Калмыкия;
муниципальных музеев и библиотек Республики Калмыкия;
2) направляет указанные паспорта 1 раз в 3 года в Росархив не позднее 15 февраля года, следующего за отчетным.
3) составляет сводный паспорт организаций, выступающих в качестве источников комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Калмыкия;
4) направляет сводные документы государственного учета в электронном виде в форме ПК "Архивный фонд" и ПК "Фондовый каталог" в Росархив ежегодно не позднее 15 февраля года, следующего за отчетным.
2.3. Организации Российской академии наук ведут государственный учет документов, находящихся на постоянном хранении в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
2.4. Организации, выступающие в качестве источников комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Калмыкия, ежегодно к 30 декабря отчетного года составляют и представляют в соответствующие государственные и муниципальные архивы паспорт архива организации по состоянию на 1 декабря отчетного года.
На основании представленных паспортов государственные и муниципальные архивы Республики Калмыкия составляют учетные документы "Сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях - источниках комплектования федерального государственного архива, государственного архива субъекта Российской Федерации, муниципального архива по состоянию на 1 декабря отчетного года", которые представляют в уполномоченный орган 1 раз в 3 года.
На основании указанных сведений уполномоченный орган составляет сводный учетный документ "Сводные сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях -источниках комплектования государственных архивов субъекта Российской Федерации и муниципальных архивов по состоянию на 1 декабря отчетного года" и направляет их в Росархив 1 раз в 3 года не позднее 15 февраля года, следующего за отчетным.
Утвержден
постановлением Правительства
Республики Калмыкия
от 27 июня 2011 г. N 190