3.9.1. Основанием для начала административной процедуры является распоряжение (приказ) Министра (заместителя Министра) о назначении должностного лица (руководителя группы) Министерства, уполномоченного для осуществления государственной функции.
3.9.2. Должностным лицом (руководителем группы) Министерства при осуществлении контроля и надзора в области долевого строительства формируется надзорное дело застройщика или лица, осуществляющего привлечение денежных средств граждан для строительства.
3.9.3. Надзорное дело подлежит формированию должностным лицом Министерства не позднее трех рабочих дней после получения хотя бы одного из документов, являющихся основанием для осуществления контроля и надзора в области долевого строительства, определенных пунктом 3.3.1 подраздела 3.3 настоящего Регламента.
Документы, предусмотренные подпунктом 4 пункта 3.3.1 подраздела 3.3 настоящего Регламента, являются основанием для формирования надзорного дела в том случае, если деятельность застройщика или лица, осуществляющего привлечение денежных средств граждан для строительства, подлежит контролю и надзору в области долевого строительства и надзорное дело, применительно к такому застройщику или лицу, осуществляющему привлечение денежных средств граждан для строительства, не сформировано.
3.9.4. Формируемому надзорному делу присваивается номер, определяемый в соответствии с номенклатурой дел, установленной в Министерстве.
3.9.5. Должностными лицами Министерства заполняются следующие журналы:
а) журнал регистрации проектных деклараций, заключений (актов) проектных деклараций;
б) журнал регистрации ежеквартальных отчетностей застройщика об осуществлении деятельности, связанной с привлечением денежных средств участников долевого строительства, заключений (актов) ежеквартальных отчетностей;
в) журнал регистрации актов проверок, предписаний, извещений об устранении выявленных нарушений, протоколов об административных правонарушениях;
Министерство вправе вести иные журналы, дополнительно к журналам, перечисленным в подпунктах "а" - "в" настоящего пункта.
3.9.6. Все составленные или полученные при осуществлении контроля и надзора в области долевого строительства документы (далее - документы) до включения их в надзорное дело подлежат регистрации в журналах регистрации, указанных в пункте 3.9.5 подраздела 3.9 настоящего Регламента.
3.9.7. Регистрация документа представляет собой надпись на документе, содержащую регистрационный номер и дату. Указанный регистрационный номер и дата заносятся в журнал регистрации, после чего документ включается (подшивается) в надзорное дело.
3.9.8. В надзорное дело вносятся документы, полученные только в официальном порядке, установленном для документооборота. Документы внутри надзорного дела располагаются в хронологической последовательности с относящимися к ним приложениями.
3.9.9. Объем надзорного дела не должен превышать 250 листов. При наличии в надзорном деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок надзорного дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
3.9.10. После представления отчетности застройщиком о полном исполнении обязательств перед участниками долевого строительства должностным лицом Министерства осуществляется исключение такого застройщика из реестра застройщиков, подлежащих контролю и надзору в области долевого строительства многоквартирных домов и (или) иных объектов недвижимости.
3.9.11. Должностное лицо (руководитель группы) Министерства производит необходимые действия по подготовке дела к хранению и передает надзорное дело застройщика для передачи его на хранение в архив.
3.9.12. Максимальный срок от даты исключения из реестра застройщиков или лиц, осуществляющих привлечение денежных средств граждан для строительства, подлежащих контролю и надзору в области долевого строительства до даты передачи надзорного дела застройщика в архив составляет 14 рабочих дней.
3.9.13. Надзорное дело прошивается, все листы пронумеровываются, составляется опись (реестр) всех документов, включенных в надзорное дело, на котором делается отметка о соответствии перечня документов, включенных в надзорное дело перечню (реестру) и подписывается должностным лицом (руководителем группы) Министерства.
3.9.14. Должностное лицо Министерства, ответственное за организацию хранения надзорного дела в архиве регистрирует его в журнале учета надзорных дел и обеспечивает его хранение, движение и ликвидацию в порядке, установленном федеральным законодательством.
3.9.15. Результатом исполнения административной процедуры является направление Министру (заместителю Министра) служебной записки должностного лица (руководителя группы) Министерства об исключении застройщика из реестра застройщиков, подлежащих контролю и надзору в области долевого строительства многоквартирных домов и (или) иных объектов недвижимости с отметкой должностного лица Министерства, ответственного за хранение документов о приеме надзорного дела застройщика на хранение.