24. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- рассмотрение письменных обращений граждан, в том числе в форме электронного документа (сообщения);
- личный прием граждан.
Блок-схема предоставления государственной услуги представлена в Приложении N 1 к Административному регламенту.
25. Рассмотрение письменных обращений граждан, в том числе в форме электронного документа (сообщения)
(Данный раздел носит рекомендательный характер, содержание раздела может изменяться в зависимости от установленной процедуры в соответствующем ведомстве)
25.1. Прием и регистрация обращения.
25.1.1. Основанием для начала предоставления государственной услуги является поступление обращения гражданина в Министерство.
25.1.2. Первичная обработка обращений, поступающих по почте, осуществляется должностными лицами структурного подразделения, ответственного за прием корреспонденции и включает в себя: проверку правильности направления корреспонденции, вскрытие конвертов, а также проверку наличия указанных гражданином вложений и приложений. Почтовые конверты (пакеты), в которых поступают письменные обращения граждан, сохраняются вместе с обращениями. Конверты с пометкой "лично руководителю", не вскрывая, передаются ответственному должностному лицу для доклада Министру.
25.1.3. Обращения, прошедшие первичную обработку, передаются должностным лицам структурного подразделения, ответственного за организацию работы с обращениями граждан, для регистрации.
25.1.4. Обращения граждан в форме электронного сообщения, направленного путем заполнения специальной формы на Министерство, Единого портала государственных и муниципальных услуг, а также направленные по адресу электронной почты Министерства поступают в структурное подразделение, ответственное за организацию работы с обращениями граждан и переводятся в бумажную форму (распечатываются). Далее работа с такими обращениями ведется в порядке, установленном настоящим Административным регламентом для работы с письменными обращениями граждан.
25.1.5. Поступившие с письмом документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, фотографии и другие приложения к письму) подкалываются под скрепку после текста письма, затем подкалывается конверт. В случае отсутствия самого текста письма работником, принимающим почту, подкалывается заверенный его подписью с указанием даты лист бумаги с текстом: "Письменного обращения к адресату нет", который прилагается к конверту;
25.1.6. По выявленным нарушениям и недостаткам составляются акты на письма:
- к которым прилагаются вложенные в конверты денежные знаки, ценные бумаги и т.п.;
- на письма, при вскрытии которых не обнаружилось письменного вложения;
- в конвертах которых обнаружилась недостача документов, упоминаемых в обращении или вложенной в конверт описью документов.
Акт составляется в двух экземплярах и подписывается должностным лицом структурного подразделения, ответственного за прием корреспонденции.
При этом один экземпляр акта посылается отправителю, второй - приобщается к полученным документам.
Ошибочно (не по адресу) присланные письма возвращаются на почту не вскрытыми.
25.1.7. Принятые в установленном порядке письменные обращения регистрируются в ЕМСЭД.
25.1.8. Регистрацию обращений в ЕМСЭД осуществляет должностное лицо структурного подразделения, ответственного за прием корреспонденции в следующем порядке:
1) вводит реквизиты обращения в регистрационную карточку ЕМСЭД;
2) создает в ЕМСЭД электронный образ письменного обращения или переносит в ЕМСЭД обращение, поступившее в электронной форме;
3) присваивает обращению регистрационный номер;
4) на подлиннике обращения или на сопроводительном письме к нему, либо на распечатанном обращении, поступившем в Министерство в электронной форме, на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу или на любом другом свободном месте ставит штамп установленного образца с указанием регистрационного номера и даты регистрации.
25.1.9. На каждое поступившее обращение заводится отдельная регистрационная карточка ЕМСЭД.
25.1.10. Должностные лица структурного подразделения, ответственного за прием корреспонденции при регистрации обращений проверяют установленные реквизиты письма, наличие указанных автором вложений и приложений, а также проверяют поступившие обращения на повторность.
25.1.11. Если одновременно поступило несколько обращений одного и того же содержания от одного и того же гражданина, то осуществляется регистрация только одного из обращений, при этом в регистрационной карточке ЕМСЭД делается соответствующая отметка о количестве дублированных обращений.