Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и регистрация письменного обращения;
- направление письменного обращения на рассмотрение;
- рассмотрение письменного обращения и подготовка ответа
- регистрация и направление ответа заявителю на обращение Блок-схема последовательности административных процедур при предоставлении государственной услуги приведена в приложении к настоящему Административному регламенту.
Обращения в форме электронных сообщений поступают в контрольно-правовой отдел Министерства через официальный сайт Министерства в сети Интернет или региональную государственную информационную систему - Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Чеченской Республики путем заполнения заявителем специальной формы, содержащей не обходимые реквизиты.
Работа с обращениями в форме электронных сообщений ведется в порядке, установленном настоящим Административным регламентом.
Письменный ответ Министерства на обращение в форме электронного сообщения направляется по почтовому адресу указанному в обращении, если при подаче обращения заявитель изъявил желание получить ответ в письменном виде, если заявитель изъявил желание получить ответ в электронном виде, то он направляется по электронному адресу, указанному в обращении
3.1. Прием и регистрация письменного обращения
3.1.1. Основанием для начала административной процедуры по приему и регистрации письменного обращения является поступление в Министерство обращения.
Обращения с прилагаемыми документами заявитель может представить в Министерство лично или направить в виде почтового отправления, электронной почтой либо посредством факсимильной связи.
3.1.2. Должностным лицом, ответственным за прием и регистрацию письменных обращений заявителей и прилагаемы) к нему документов (при их наличии), является сотрудник контрольно-правового отдела Министерства, ответственный за делопроизводство.
3.1.3. Сотрудник контрольно-правового отдела Министерства ответственный за делопроизводство:
- определяет соответствие обращения требованиям, установленным к его оформлению настоящим Административным регламентом;
- присваивает обращению регистрационный номер и вносит запись в журнал регистрации обращений и в системе электронного документооборота и делопроизводства;
- проставляет отметку на обращении (дата приема, входящие номер);
- в случае необходимости постановки рассмотрения письменного обращения на контроль заводит карточку вопроса заявителя;
- проставляет отметку о принятии обращения с указанием даты приема и входящего номера (по просьбе заявителя).
3.1.4. Срок приема и регистрации обращений и прилагаемых к нему документов (при их наличии) - 3 дня с момента поступления письменного обращения в Министерство.
3.1.5. Датой принятия Министерством обращения считается дата регистрации обращения, указанная в журналах регистрации обращений и в системе электронного документооборота и делопроизводства.
3.1.6. Критерием принятия решения о приеме и регистрации обращения является указание заявителем в обращении наименования Министерства либо фамилии, имени, отчества соответствующего должностного лица, либо должности соответствующего лица, а также своих фамилии, имени, отчества (последнее - при наличии), почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ, изложение сути предложения заявления, наличие личной подписи и даты.
3.1.7. Результатом принятия решения о приеме и регистрации обращений является прием и регистрация письменного обращения и приложенных к нему документов (при их наличии).
3.1.8. Решение о приеме и регистрации обращения фиксируется в журнале регистрации обращений и в системе электронного документооборота и делопроизводства.
3.2. Направление письменного обращения на рассмотрение
3.2.1. Основанием для начала административной процедуры по направлению письменного обращения на рассмотрение является прием и регистрация обращения и приложенных к нему) документов (при их наличии).
3.2.2. Должностным лицом, ответственным за направление обращений на рассмотрение, является сотрудник контрольно-правового отдела Министерства, ответственный за делопроизводство.
3.2.3. Должностное лицо, ответственное за направление обращений на рассмотрение, передает его Министру либо лицу, его замещающему, для определения структурного подразделения Министерства, в которое направляется письменное обращение на исполнение.
3.2.4. В случае если в поручении о рассмотрении обращения указаны несколько структурных подразделений Министерства, подлинник обращения направляется структурному подразделению Министерства, указанному в поручении первым, копии направляются структурным подразделениям Министерства для соисполнения поручения.