34. Основанием для начала данной административной процедуры является поступление в департамент официальных документов для предоставления государственной услуги.
35. Официальные документы представляются в департамент заявителем лично либо направляются почтовой связью или курьерской службой доставки.
36. Датой поступления официальных документов является дата их регистрации в департаменте.
37. Прием и регистрацию официальных документов, представляемых заявителем лично, осуществляет уполномоченный специалист отдела обеспечения сохранности документов (далее - уполномоченный специалист).
38. Уполномоченный специалист при поступлении официальных документов устанавливает отсутствие оснований для отказа в приеме документов, предусмотренных пунктом 15 Административного регламента.
Максимальный срок выполнения административного действия составляет 10 минут на каждый документ.
39. В случае принятия уполномоченным специалистом решения об отказе в приеме официальных документов, он в устной форме разъясняет заявителю основания для отказа, в том числе разъясняет заявителю, как устранить обстоятельства, препятствующие приему официальных документов (если такие обстоятельства устранимы), а также информирует заявителя о порядке обжалования принятого решения об отказе в приеме официальных документов и возвращает заявителю представленные документы.
40. По письменному требованию заявителя уполномоченный специалист готовит проект письма заявителю об отказе в приеме официальных документов (в письменном требовании заявитель указывает способ получения им такого письма - на руки или почтовой связью).
В проекте письма уполномоченный специалист излагает установленные основания для отказа в приеме официальных документов, разъясняет заявителю, как устранить обстоятельства, препятствующие приему документов (если такие обстоятельства устранимы), информирует заявителя о порядке обжалования принятого решения об отказе в приеме официальных документов.
Подготовленный проект письма с приложением официальных документов, представленных заявителем, уполномоченный специалист представляет на подпись директору департамента (лицу, его замещающему).
41. Директор департамента (лицо, его замещающее) подписывает письмо об отказе в приеме официальных документов и передает уполномоченному специалисту.
42. Уполномоченный специалист выдает письмо об отказе в приеме официальных документов с приложением представленных документов заявителю на руки или отправляет его посредством почтовой связи.
43. Срок подготовки письма заявителю об отказе в приеме официальных документов не должен превышать 1 рабочего дня со дня представления документов.
44. В случае установления отсутствия оснований для отказа в приеме официальных документов, предусмотренных пунктом 15 Административного регламента, уполномоченный специалист вносит в журнал регистрации (электронная форма) поступающих заявлений запись о приеме официальных документов, которая содержит:
порядковый номер записи;
дату приема официальных документов;
данные о заявителе (фамилию и инициалы физического лица, реквизиты документа, удостоверяющего личность, наименование юридического лица, контактный телефон);
наименование и реквизиты официальных документов;
название государства предъявления официальных документов;
фамилию и инициалы специалиста, принявшего официальные документы.
Максимальный срок выполнения административного действия составляет 10 минут на каждый из представленных документов.
45. Уполномоченный специалист оформляет расписку о приеме документов (приложение N 2 к Административному регламенту), в которой указываются:
дата приема официальных документов;
количество принятых официальных документов;
порядковый номер записи в журнале регистрации официальных документов, представленных для проставления апостиля;
дата выдачи официальных документов и график приема заявителей;
номер телефона, по которому заявитель в течение срока предоставления государственной услуги может получить информацию о ходе предоставления государственной услуги;
фамилия и инициалы специалиста, принявшего официальные документы.