3.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в АСЭД. Наименование электронного документа в АСЭД должно отражать его содержание.
3.2. При рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в АСЭД должностными лицами в органах исполнительной власти Волгоградской области используется ЭП. При этом сертификат ЭП должен быть выдан лицу, подписавшему документ ЭП в АСЭД.
3.3. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные настоящим Положением.
3.4. Электронные документы, поступающие участнику АСЭД, в обязательном порядке проходят в службах делопроизводства проверку:
подлинности ЭП лица, подписавшего электронный документ;
правильности адресата;
наличия приложений, если они указаны в тексте документа.
При положительном результате проведения проверки электронный документ принимается к исполнению и подлежит обработке в АСЭД, при отрицательном результате - возвращается отправителю с указанием причин возврата.
3.5. Электронный документ, подписанный ЭП и зарегистрированный в АСЭД, должен содержать следующие реквизиты:
Герб Волгоградской области;
наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;
справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области;
место составления (издания) документа;
дата документа;
адресат;
регистрационный номер документа;
наименование (заголовок) документа;
текст документа;
должность лица, подписавшего документ;
отметка о наличии приложений;
отметка об исполнителе.
При необходимости электронный документ может обладать и иными реквизитами. Состав иных реквизитов конкретного электронного документа определяется органами исполнительной власти Волгоградской области в зависимости от вида и назначения документа.