В современном мире документ выступает оперативным регулятором различных сфер деятельности человека, общества и государства.
Потребность общества и государства в ретроспективной информации для решения задач социально-экономического развития Волгоградской области делает архивы надежным адресным, оперативным информационным звеном управленческой деятельности.
Аутентичность архивных документов, их неприкосновенность означают, что они носят доказательный характер.
Выполняя социально-правовые запросы граждан, архивы решают задачи, отнесенные к сфере социальной защиты населения.
Популяризируя историю страны и региона, архивы выступают в качестве культурно-просветительских учреждений.
Организуя использование ретроспективной информации в научно-исследовательских целях, архивы имеют признаки научных организаций.
Государственные и муниципальные архивные учреждения Волгоградской области обеспечивают хранение и использование более 3,5 млн. единиц хранения архивных документов, выполняя важные функции по сохранению материального носителя истории - документа, непрерывному пополнению информационных ресурсов и предоставлению услуг населению.
В рамках проведенной реструктуризации бюджетного сектора архивные учреждения Волгоградской области, как и в целом в стране, сохранили статус государственных и муниципальных организаций.
Профиль государственных архивов Волгоградской области соответствует общероссийскому и включает в себя основной исторический архив - государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области", центр документов социально-политической истории (бывший архив КПСС) - государственное казенное учреждение Волгоградской области "Центр документации новейшей истории Волгоградской области" и архив документов по личному составу - государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан", а также 41 архивное учреждение в каждом муниципальном образовании региона.
Волгоградская область осуществляет финансирование органов местного самоуправления по переданным им государственным полномочиям в сфере архивного дела, что существенно поддерживает развитие архивной отрасли на муниципальном уровне. В результате большинство муниципальных архивных учреждений Волгоградской области имеют устойчиво положительную динамику укрепления материально-технической базы.
Абсолютный объем финансирования архивной отрасли региона соответствует его месту среди регионов Северо-Кавказского и Южного федеральных округов согласно численности населения и отстает от объемов финансирования согласно объему сохраняемого архивного фонда. Архивная служба Волгоградской области - один из лидеров среди южных регионов по эффективности использования персонала: на одного регионального архивиста Волгоградской области приходится 17,4 тыс. единиц хранения архивных документов, эффективнее обеспечивается хранение документов только в Ставропольском крае - 17,5 тыс. единиц хранения на 1 сотрудника.
При этом финансовая обеспеченность деятельности архивной отрасли Волгоградской области также в числе самых эффективных - всего 20 рублей на единицу хранения (2 место среди Северо-Кавказского федерального округа и Южного федерального округа после Астраханской области).
Таким образом, учитывая оба эти показателя, архивная служба Волгоградской области эффективно использует выделяемые финансовые средства, но, учитывая имеющиеся потребности государственных архивов в модернизации материально-технической базы, следует говорить о некотором дефиците финансирования отрасли. Абсолютный уровень финансирования не позволил окончательно решить основную проблему - проблему модернизации оборудования, обеспечивающего сохранность архивных документов.
Наряду с этим фиксируется ежегодное регламентированное увеличение приема архивных документов и, как следствие, рост числа обращений граждан с запросами, в том числе социально-правового характера.
Архивохранилища государственных архивов Волгоградской области заполнены архивными документами на 95 процентов. Остро стоит проблема перевода документов архивного фонда в электронный вид в связи с недостатком оборудования для оцифровки и хранения, а также нехваткой персонала.
Приоритетные направления информатизации общества влекут за собой необходимость формирования современной информационной и телекоммуникационной инфраструктуры архивных учреждений, выполняющих важные общественные функции, основными направлениями деятельности которых становятся внедрение электронного документооборота, развитие сервисов для обеспечения равного доступа к информационным ресурсам, а также организация приема на постоянное хранение и дальнейшее использование электронных документов.
Актуальным становится вопрос приема на государственное хранение документов в электронном виде. В настоящее время в Волгоградской области нет архивного учреждения, готового к приему таких документов.