53. Основанием для начала данной административной процедуры является поступление в Отдел официальных документов для предоставления государственной услуги.
54. Официальные документы представляются в Отдел заявителем лично либо направляются почтовой связью или курьерской службой доставки.
55. Датой поступления официальных документов является дата их регистрации в Отделе.
56. Приём и регистрацию официальных документов осуществляют специалисты, уполномоченные принимать и регистрировать документы. При этом официальные документы и заявление заявителя на предоставление государственной услуги, поступившие почтовой связью или доставленные курьерской службой доставки, регистрируются в Отделе специалистом, осуществляющим регистрацию входящей корреспонденции.
57. Специалист, уполномоченный принимать официальные документы, при поступлении документов устанавливает отсутствие оснований для отказа в приёме документов, предусмотренных пунктом 31 Административного регламента.
Максимальный срок выполнения административного действия составляет 10 минут на каждый документ.
58. В случае установления оснований для отказа в приеме официальных документов, предусмотренных пунктом 31 Административного регламента, специалист, уполномоченный принимать документы, незамедлительно сообщает начальнику Отдела (лицу, замещающего начальника в его отсутствие) об установлении оснований для отказа в приеме документов.
Начальник Отдела (лицо, замещающее начальника в его отсутствие) рассматривает основания для отказа в приёме официальных документов, установленные специалистом, уполномоченным принимать документы.
Максимальный срок выполнения административного действия составляет 10 минут на каждый документ.
59. В случае принятия начальником Отдела (лицом, замещающим начальника в его отсутствие) решения об отказе в приёме официальных документов специалист, уполномоченный принимать документы, в устной форме разъясняет заявителю основания для отказа в приёме документов, в том числе разъясняет заявителю, как устранить обстоятельства, препятствующие приёму документов (если такие обстоятельства устранимы), а также информирует заявителя о порядке обжалования принятого решения об отказе в приёме официальных документов и возвращает заявителю представленные документы.
60. По письменному требованию заявителя специалист, уполномоченный принимать документы, готовит проект письма заявителю об отказе в приёме документов (в письменном требовании заявитель указывает способ получения им такого письма - на руки или почтовой связью).
В проекте письма специалист, уполномоченный принимать документы, излагает установленные основания для отказа в приёме официальных документов, разъясняет заявителю, как устранить обстоятельства, препятствующие приёму документов (если такие обстоятельства устранимы), информирует заявителя о порядке обжалования принятого решения об отказе в приёме официальных документов.
Подготовленный проект письма с приложением официальных документов, представленных заявителем, специалист, уполномоченный принимать документы, представляет на подпись начальнику Отдела.
61. Начальник Отдела подписывает письмо об отказе в приеме официальных документов и передает специалисту, уполномоченному принимать документы.
62. Специалист, уполномоченный принимать документы, передаёт указанное письмо и официальные документы специалисту, осуществляющему регистрацию исходящей корреспонденции, затем выдаёт письмо об отказе в приёме официальных документов с приложением представленных официальных документов заявителю на руки либо передаёт указанное письмо и официальные документы специалисту, осуществляющему регистрацию исходящей корреспонденции, для отправки заявителю посредством почтовой связи.
63. В случае поступления официальных документов и заявления о предоставлении государственной услуги почтовой связью или курьерской службой доставки, письменный отказ в приёме официальных документов с приложением официальных документов передаётся специалисту, осуществляющему регистрацию исходящей корреспонденции, для отправки заявителю.
64. Срок подготовки письма заявителю об отказе в приёме официальных документов не должен превышать одного рабочего дня со дня представления документов.
65. В случае отсутствия оснований для отказа в приёме официальных документов, специалист, уполномоченный принимать документы, передает принятые официальные документы специалисту, уполномоченному на проставление апостиля.
66. Максимальный срок выполнения административного действия составляет 5 минут.