3.1. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и первичная обработка обращений граждан;
- регистрация и направление на рассмотрение поступивших обращений;
- рассмотрение обращений граждан ответственными исполнителями;
- личный прием граждан в департаменте;
- подготовка и направление ответов на обращения граждан.
3.1.1. Прием и первичная обработка обращений граждан:
Основанием для начала предоставления государственной услуги является обращение гражданина к руководителю департамента, в правительство области, поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из других органов власти для рассмотрения согласно компетенции, а также подачи обращения должностному лицу во время проведения публичных и иных мероприятий с участием граждан.
Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином либо его представителем, фельдъегерской связью, поступить по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, подано должностному лицу во время проведения публичных и иных мероприятий с участием граждан.
Первичная обработка письменных обращений граждан, поступивших в правительство области, проводится в структурном подразделении правительства области. Письма регистрируются с использованием автоматизированной системы документационного обеспечения (далее - АС ДОУ), предназначенной для автоматизации управленческого документооборота и процессов делопроизводства в правительстве области, не позднее чем в 3-дневный срок с момента их поступления.
Первичная обработка письменных обращений в адрес руководителя департамента проводится специалистом департамента, ответственным за регистрацию входящей корреспонденции.
В момент регистрации обращения:
проверяется правильность адресации корреспонденции;
проводится сортировка обращений и ответов исполнителей;
вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов;
документы, поступившие с обращением (копии: паспорта, военного билета, трудовой книжки и др.), являются приложением к обращению.
В случае отсутствия самого текста письменного обращения об этом указывается в аннотации. В случаях присутствия в конвертах денежных знаков и ценных бумаг (облигаций, акций и т.д.), подарков или отсутствия названных в письме документов составляются акты.
3.1.2. Регистрация и направление на рассмотрение поступивших обращений:
После первичной обработки все поступившие обращения граждан и ответы на письма подлежат регистрации и обработке в электронной информационно-поисковой системе АС ДОУ.
На этапе регистрации обращений проводятся следующие процедуры:
проставляются регистрационные штампы;
присваивается соответствующий номер с указанием даты поступления обращения;
составляется аннотация содержания обращения;
проводится проверка на многократность обращения;
коллективные обращения отмечаются индексом "колл";
в случае запроса вышестоящими инстанциями результатов рассмотрения обращения ставится отметка "особого контроля".
Ответственные специалисты структурного подразделения правительства области формируют в АС ДОУ электронную регистрационную карточку обращения. Система позволяет присоединить к карточке обращения гражданина сканированный электронный образ документа.
Обращение, поступившее по информационным системам общего пользования, подлежит рассмотрению в общем порядке, установленном федеральным законом и настоящим Административным регламентом, с уведомлением заявителя о регистрации обращения.