ПОЛОЖЕНИЕ о работе "прямой линии администрации Магаданской области"
.
1. Прием сообщений по телефонной "прямой линии администрации Магаданской области" осуществляется должностными лицами администрации Магаданской области, а именно губернатором, заместителями губернатора и руководителями органов исполнительной власти администрации Магаданской области еженедельно, вторник и четверг с 1500 до 1700, согласно утвержденному графику.
2. Для организации работы телефонной "прямой линии администрации Магаданской области" управление по связям с общественностью и национальным вопросам аппарата администрации Магаданской области разрабатывает график приема устных обращений граждан (далее - график), который утверждается губернатором области, и рассылается должностным лицам, принимающим обращения граждан, и доводится до сведения жителей области не позднее, чем за неделю до начала следующего месяца в средствах массовой информации и путем размещения на портале администрации Магаданской области.
Внесение изменений в график возможно только в исключительных случаях по согласованию с заместителем губернатора, курирующим данное направление работы.
3. Звонки, поступившие во время проведения телефонной "прямой линии администрации Магаданской области", записываются посредством технических средств, расшифровка записи поступивших обращений осуществляется лицом, ведущим прием, с одновременным заполнением регистрационной карточки, которая не позднее следующего рабочего дня после проведения "прямой линии администрации Магаданской области" передается в отдел по работе с обращениями граждан управления по связям с общественностью и национальным вопросам аппарата администрации Магаданской области для регистрации и контроля.
4. Должностные лица, осуществляющие прием, должны неукоснительно соблюдать утвержденный график приема, определять исполнителя и срок рассмотрения обращений.
5. По поступившим обращениям, требующим оперативного разрешения, меры принимаются незамедлительно.
6. Обращения граждан, поступившие по "прямой линии администрации Магаданской области", требующие запроса дополнительной информации, рассматриваются в течение 10 дней со дня их регистрации.
7. При необходимости продления срока выполнения поручения исполнитель обязан за 2 дня до истечения срока представить на имя заместителя губернатора, курирующего данное направление деятельности, служебную записку о продлении срока исполнения с указанием аргументированных причин продления срока исполнения, а также принятых конкретных мерах для выполнения поручения.
8. В тех случаях, когда заявитель не требует письменного ответа либо удовлетворен ответом должностного лица, принявшего обращение, делается соответствующая отметка в журнале регистрации обращений по телефонной "прямой линии администрации Магаданской области" (далее - журнал регистрации обращений).
9. При рассмотрении обращений, на которые незамедлительно предоставляется информация справочного характера, по окончании дежурства в журнале регистрации обращений указывается количество и характер таких обращений.
10. Техническое обеспечение работы "прямой линии администрации Магаданской области" осуществляет департамент информационных технологий администрации Магаданской области и отдел программно-технического обеспечения аппарата администрации Магаданской области.
11. Ведение делопроизводства по результатам проведения "прямой линии администрации Магаданской области" осуществляется ответственным специалистом отдела по работе с обращениями граждан управления по связям с общественностью и национальным вопросам аппарата администрации Магаданской области и включает в себя:
- регистрацию вопроса в журнале устных обращений с кратким изложением сути вопроса и ответа на обращение;
- постановку на контроль обращения, требующего дополнительного изучения и проверки;
- снятия с контроля по итогам рассмотрения обращения.
12. По итогам каждого квартала, полугодия, года проводится анализ телефонных обращений граждан, информация представляется губернатору Магаданской области.
13. Документы, связанные с телефонными обращениями граждан, хранятся в соответствии с правилами делопроизводства в отделе по работе с обращениями граждан управления по связям с общественностью и национальным вопросам аппарата администрации Магаданской области 3 года, а затем уничтожаются в установленном порядке.
14. Запрещается использование и распространение информации о персональных данных и частной жизни граждан, ставшей известной в связи с телефонными обращениями граждан.