3.1. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан.
3.1.1. Основание для начала организации рассмотрения обращений граждан - поступление в администрацию Краснодарского края письменного обращения (в том числе в электронной форме).
3.1.2. Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином, его представителем, поступить по почте, телеграфу, каналам электронной и факсимильной связи.
В случае направления обращения в электронной форме на официальный портал исполнительных органов государственной власти Краснодарского края http://www.krasnodar.ru, официальный сайт администрации Краснодарского края http://www.admkrai.kuban.ru либо на официальный сайт главы администрации (губернатора) Краснодарского края http://www.antkachev.ru обращение заполняется в специальной электронной форме.
Обращения граждан с сопроводительными документами федеральных органов власти могут быть доставлены по почте, телеграфу, через Государственную фельдъегерскую службу России, Краснодарский филиал, а также в электронном виде с использованием системы межведомственного электронного документооборота.
3.1.3. Обращения на имя главы администрации (губернатора) Краснодарского края, его первого заместителя и заместителей, поступающие в отдел служебной переписки управления делопроизводства в департаменте управления делами администрации Краснодарского края по почте, фельдъегерской связью, передаются под роспись специалисту управления по работе с обращениями в день поступления.
3.1.4. Обращения на имя главы администрации (губернатора) Краснодарского края, его заместителей, поступающие из приемных главы администрации (губернатора) Краснодарского края в муниципальных образованиях Краснодарского края, через Управление специальной связи по Краснодарскому краю филиал ФГУП "Главный центр специальной связи" передаются под роспись сотруднику управления по работе с обращениями.
3.1.5. В управлении по работе с обращениями корреспонденция проверяется на безопасность вложения. Специалист, обрабатывающий корреспонденцию, при обнаружении подозрительного почтового отправления (большая масса, смещение центра тяжести, наличие масляных пятен, необычный запах, особенности оформления) незамедлительно сообщает о нем непосредственному руководителю, руководитель - в Центр по обеспечению безопасности высших должностных лиц федерального государственного казенного учреждения УВО УМВД России по Краснодарскому краю.
Проверенная сотрудниками правоохранительных органов корреспонденция передается в управление по работе с обращениями.
3.1.6. После вскрытия конверта проверяется наличие в нем письменных вложений. Если в конверте отсутствует письменное вложение либо обнаружилась недостача упоминаемых автором или описью документов, составляется акт (приложения N 4, 5). Также составляется акт на письмо (приложение N 6), к которому прилагаются денежные знаки, кроме изъятых из обращения, ценные бумаги, оригиналы документов (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение и другое).
3.1.7. К тексту письма подкладывается конверт, который хранится вместе с обращением в течение всего периода его рассмотрения. В случае отсутствия текста письма к конверту (или вложенным материалам, если они имеются) подкладывается текст "письменного обращения к адресату нет".
3.1.8. Служебные письма (на официальном бланке или имеющие штамп организации и подписанные одним из ее руководителей), а также письма депутатов всех уровней без приложенных к ним обращений граждан не регистрируются, а передаются в отдел служебной переписки управления делопроизводства в департаменте управления делами администрации Краснодарского края.
3.1.9. Обращения с пометкой "лично" вскрываются начальником либо заместителем начальника управления по работе с обращениями.
3.1.10. Для приема обращений в форме электронных сообщений (интернет-обращений), направляемых через официальный интернет-сайт администрации Краснодарского края, Портал исполнительных органов государственной власти Краснодарского края, применяется программное обеспечение, предусматривающее обязательное заполнение заявителем реквизитов, необходимых для работы с обращением.
3.1.11. Обработка обращений граждан, поступивших по каналам факсимильной и электронной связи, осуществляется аналогично письменным обращениям.
3.1.12. Письменные обращения на имя главы администрации (губернатора) Краснодарского края и его заместителей, доставленные в администрацию Краснодарского края автором или лицом, представляющим его интересы, принимаются специалистом управления по работе с обращениями. На копии обращения проставляется штамп-уведомление о поступлении обращения в администрацию Краснодарского края с указанием даты поступления, количества листов обращения и контактного телефона.
3.2. Регистрация обращений.
3.2.1. Все поступающие в администрацию Краснодарского края письменные обращения граждан регистрируются в автоматизированной системе "Кодекс: письма и обращения граждан" в течение 3 рабочих дней с даты их поступления.
Информация о персональных данных авторов письменных обращений и обращений, направленных в электронном виде, хранится и обрабатывается с соблюдением требований действующего законодательства о персональных данных.
3.2.2. Обращения граждан, поступающие на имя главы администрации (губернатора) Краснодарского края и его заместителей, регистрируются в управлении по работе с обращениями.
3.2.3. На первой странице письма (а не на сопроводительных документах к нему) на свободном от текста месте проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления и регистрационного номера.
3.2.4. Регистрация обращений осуществляется в пределах календарного года.
3.2.5. В электронную учетную карточку вносятся:
дата регистрации;
регистрационный номер;
фамилия и инициалы автора обращения (в именительном падеже) и его почтовый адрес (если адрес отсутствует и в письме, и на конверте, то при определении территории проживания заявителя следует руководствоваться данными почтового штемпеля). Если почтовый адрес отсутствует, а указан только электронный адрес заявителя, в адресную строку вносится запись: "Без точного адреса";
социальное положение и льготная категория (в случае наличия);
пол, возрастная категория;