2.2.1. Регистрация обращений ежегодно начинается с номера 1 и ведется в хронологическом порядке.
2.2.2. Письменные обращения подлежат регистрации в электронном виде в течение трех дней с момента их поступления. Регистрация обращений в журнале регистрации и учета рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан в Департаменте (далее - Журнал) и своевременное, полное и достоверное внесение в него сведений осуществляются должностным лицом Департамента, ответственным за регистрацию корреспонденции. Правила ведения и форма Журнала определяются в приложении N 2 к настоящему Порядку.
На первой странице обращения в правом верхнем углу либо на свободном от текста месте проставляется присвоенный регистрационный номер.
2.2.3. В электронную учетную карточку вносятся:
дата регистрации;
регистрационный номер;
фамилия и инициалы автора обращения (в именительном падеже) и его почтовый адрес (если адрес отсутствует и в письме, и на конверте, при определении территории проживания заявителя следует руководствоваться данными почтового штемпеля);
указывается, откуда поступило обращение, дата, исходящий номер сопроводительного письма;
краткое содержание обращения, которое должно быть четким, отражать его суть;
сведения о повторности или многократности обращения.
2.2.4. При регистрации коллективных обращений (обращений, подписанных двумя или более авторами) в электронную учетную карточку вносятся первые две - три разборчиво указанные фамилии с припиской "и другие". Первой указывается фамилия того автора, в адрес которого заявители просят направить ответ, и учет производится по данной фамилии. В случае отсутствия ссылки на фамилию первой указывается фамилия, обозначенная на конверте. В учетной карточке проставляется отметка "коллективное". Коллективные обращения без подписей регистрируются по названию организации, предприятия, учреждения (заведения), из которых они поступили.
2.2.5. Если автор (Иванов) пересылает обращение через второе лицо (Петров), указывая его адрес и не указывая свой, то в графе "Ф.И.О." отмечаются две фамилии: Иванов, Петров.
2.2.6. Если заявитель не указал своей фамилии, то в электронную учетную карточку вносится запись "без подписи".
2.2.7. Поступившее обращение проверяется на первичность и повторность.
При поступлении дубликата обращения при регистрации делается соответствующая отметка о поступлении дубликата.
2.2.7. В обращении заявитель указывает либо наименование государственного органа, в который направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в электронной форме, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.
Заявитель вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.
2.2.8. Зарегистрированные письма заявителям не возвращаются (за исключением случаев, предусмотренных федеральным законодательством). Возврат обращения заявителю возможен до его регистрации. По письменному запросу заявителю возвращаются приложения к обращению как во время рассмотрения, так и во время архивного хранения.