3.1. Описание последовательности действий
при предоставлении государственной услуги
3.1.1. Реализация государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
3.1.1.1. Прием, первичную обработку и регистрацию заявления, заключение договора на предоставление государственной услуги, предварительная оплата работ;
3.1.1.2. Рассмотрение запросов директором Госархива;
3.1.1.3. Анализ тематики запросов заявителей;
3.1.1.4. Подготовка и направление ответов заявителям.
3.1.1.1. Прием, первичная обработка и регистрация заявления, заключение договора на предоставление государственной услуги, предварительная оплата работ
3.1.1.1.1. Основанием для начала предоставления государственной услуги является поступление запроса заявителя в Госархив. Поступившие в Госархив запросы о предоставлении архивной информации регистрируются специалистом Госархива в базе данных "Учет обращений граждан и организаций" (далее - база данных). На запросах, в правом нижнем углу первой страницы или на любом свободном от текста месте проставляется штамп, в котором указывается входящий номер и дата регистрации.
3.1.1.1.2. Специалист Госархива проверяет наличие в базе данных заявлений от данного Заявителя. Если заявление повторное, в правом верхнем углу письма ставится отметка "повторное" и к нему прилагаются все материалы прежних заявлений. Не считаются повторными заявления одного и того же автора, но по разным вопросам.
При личном обращении в Госархив Заявителя, если он в соответствии с приложением N 1 к регламенту не имеет права на бесплатное предоставление услуги, заключается договор на предоставление государственной услуги, выписывается счет на предварительную оплату работ по предоставлению услуги по тарифам в соответствии с п.2.11.4, 2.11.5.
3.1.1.1.3. После предварительной оплаты счета (при условии платности услуги, бесплатные услуги определены в Приложении N 1 к регламенту), запросы, прошедшие регистрацию, в течение рабочего дня направляются директору Госархива для подготовки поручений о рассмотрении заявлений.
3.1.1.1.4. При поступлении запроса на предоставление услуги посредством электронного сообщения в Госархивы или через сайт Заявителю в течение 5 календарных дней со дня регистрации запроса (при условии платности услуги, бесплатные услуги определены в Приложении N 1 к регламенту) на адрес электронной почты или через сайт направляется договор о предоставлении услуги и счет на предварительную оплату государственной услуги. После получения подтверждения об оплате запрос в течение рабочего дня направляется директору Госархива для подготовки поручений о рассмотрении заявления.
3.1.1.1.5. Если запрос заявителя требует предоставления конфиденциальной информации, то заявителю рекомендуется лично обратиться в Госархив, чтобы подтвердить свои права на запрашиваемую информацию.
3.1.1.1.6. Результатом административного действия является регистрация заявления и направление его директору Госархива.
3.1.1.2. Рассмотрение запросов директором Госархива
3.1.1.2.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление запроса вместе с приложениями к директору Госархива.
3.1.1.2.2. Директор Госархива, по результатам ознакомления с текстом запроса, прилагаемыми к нему документами, в течение 1 календарного дня с даты поступления:
- определяет исполнителя и соисполнителей заявления;
- определяет сроки действий и сроки рассмотрения заявления;
- дает необходимые поручения о рассмотрении заявления;
- ставит исполнение заявления на контроль.
Решением директора Госархива является подписанная резолюция для рассмотрения по существу вопросов.
3.1.1.2.3. Запрос в день вынесения резолюции передается на исполнение специалисту Госархива, ответственному за его исполнение.
3.1.1.2.4. Повторные запросы обязательно ставятся на контроль.
3.1.1.2.5. Результатом административного действия является выполнение действий по рассмотрению запросов директором Госархива, определение порядка исполнения и исполнителя (соисполнителей), а также направление запроса к исполнителю (соисполнителям).
3.1.1.3. Анализ тематики запросов заявителей
3.1.1.3.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление запроса специалисту Госархива, ответственному за его исполнение.