3.4.1. Основанием для начала административной процедуры является подписание председателем Комитета (его заместителем) охранного обязательства и уведомления о подготовке охранного обязательства либо подписание председателем Комитета (его заместителем) уведомления об отказе в оформлении охранного обязательства, и передача указанных документов специалисту, ответственному за прием документов.
3.4.2. Специалист, ответственный за прием документов, в день подписания документов председателем Комитета или его заместителем регистрирует документы в журнале исходящей корреспонденции, заверяет печатью охранное обязательство и передает охранное обязательство и уведомление о подготовке охранного обязательства специалисту, ответственному за предоставление государственной услуги, для информирования заявителя о возможности получения указанных документов.
3.4.3. Специалист, ответственный за предоставление государственной услуги, в день регистрации уведомления о подготовке охранного обязательства информирует заявителя о результатах рассмотрения его заявления и согласовывает с заявителем дату и время вручения ему уведомления и охранного обязательства.
Согласование с заявителем даты и времени вручения документов осуществляется с использованием средств телефонной связи, факсимильной связи либо путем обмена сообщениями по электронной почте.
3.4.4. Уведомление об отказе в оформлении охранного обязательства вручается заявителю под расписку либо направляется почтовым отправлением и факсимильной связью специалистом, ответственным за прием документов, в течение двух рабочих дней со дня его регистрации в журнале исходящей корреспонденции.
3.4.5. Уведомление об отказе в оформлении охранного обязательства по заявлению, поступившему в Комитет в форме электронного документа, направляется по электронному адресу, указанному заявителем, если в заявлении не содержится требование о направлении результата рассмотрения заявления в письменной форме по иному адресу, указанному в заявлении.
3.4.6. Уведомление о подготовке охранного обязательства с приложением всех экземпляров охранного обязательства выдается заявителю под расписку в согласованное с ним время вручения документов специалистом, ответственным за предоставление государственной услуги.
3.4.7. После ознакомления с выдаваемыми документами заявитель, принимающий документы, удостоверяет получение документов своей подписью в уведомлении о подготовке охранного обязательства, с указанием даты получения документов. Экземпляр уведомления о подготовке охранного обязательства с отметкой заявителя о получении документов подлежит хранению в отделе охраны в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Один экземпляр охранного обязательства после его подписания заявителем подлежит возврату в Комитет в срок не позднее тридцати дней со дня получения охранного обязательства заявителем. Способ возврата в Комитет подписанного заявителем экземпляра охранного обязательства указывается в уведомлении о подготовке охранного обязательства.
3.4.8. В случае несогласования с заявителем даты и времени выдачи документов или при неявке заявителя для получения документов в согласованное с ним время, уведомление о подготовке охранного обязательства и экземпляры охранного обязательства передаются специалисту, ответственному за прием документов, для их направления заявителю почтовым отправлением. Указанные документы передаются специалисту, ответственному за прием документов, в срок не более двух рабочих дней со дня регистрации уведомления о подготовке охранного обязательства, и направляются заявителю в день их получения специалистом, ответственным за прием документов.
3.4.9. По обращению заявителя уведомление о подготовке охранного обязательства может быть направлено в форме электронного документа по электронному адресу, указанному заявителем, в срок не более двух рабочих дней со дня поступления такого обращения. Направление документов по электронному адресу заявителя осуществляется специалистом, ответственным за предоставление государственной услуги.
3.4.10. Сведения о направлении (вручении) уведомления о подготовке охранного обязательства и экземпляров охранного обязательства вносятся специалистом, ответственным за предоставление государственной услуги, в журнал регистрации охранных обязательств в день направления (вручения) указанных документов заявителю с указанием общего срока предоставления государственной услуги и способа передачи документов заявителю.
3.4.11. Сведения о направлении (вручении) уведомления об отказе в оформлении охранного обязательства вносятся специалистом, ответственным за прием документов, в систему электронного документооборота Комитета в день направления (вручения) уведомления заявителю с указанием общего срока рассмотрения заявления.
3.4.12. Результатом административной процедуры является направление (вручение) заявителю результата предоставления государственной услуги (направление охранного обязательства пользователя объектом культурного наследия (собственника объекта культурного наследия) либо направление уведомления об отказе в оформлении охранного обязательства).