3.1. Состав административных процедур
Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:
- приём, первичная обработка и регистрация обращения;
- рассмотрение обращений руководителем Представительства и подготовка ответов на обращения граждан исполнителями;
- осуществление контроля за рассмотрением обращений, анализ содержания и результатов рассмотрения обращений граждан;
- личный прием граждан: руководителем Представительства, уполномоченными лицами.
Блок - схемы исполнения государственной функции в Представительстве представлены в приложениях N 1, N 2 к настоящему административному регламенту.
3.2. Последовательность, сроки и порядок выполнения административных процедур
3.2.1. Приём, первичная обработка и регистрация обращения
3.2.1.1. Основанием для начала исполнения государственной функции является поступление обращения гражданина в Представительство.
Обращение может поступить одним из следующих способов:
- доставлено гражданином;
- почтовым отправлением;
- посредством факсимильной связи;
- по электронной почте;
- фельдъегерской связью.
3.2.1.2. Прием, первичная обработка и регистрация обращения граждан осуществляется начальником организационного отдела Представительства в день его поступления.
Прием письменных обращений осуществляется по мере их поступления. Просмотр электронной почты Представительства на наличие обращений, поступивших в форме электронных документов, осуществляется ежедневно в начале рабочего дня.
3.2.1.3. При первичной обработке письменного обращения начальник организационного отдела Представительства:
- проверяет правильность адресования и целостность упаковки (ошибочно доставленная корреспонденция возвращается без вскрытия конверта на почту);
- вскрывает конверт, проверяет наличие в нем документов, скрепляет обращение с конвертом;
- проставляет календарный штамп на первой странице письма в левом
верхнем углу;
- при наличии описи на ценные письма, проверяет соответствие вложений конверта;
- при отсутствии приложений (приложения), составляет справку следующего содержания: "отсутствует приложение (указать название документа)" и приобщает к обращению.
- при получении обращения, нестандартного по весу, размеру, форме, имеющего неровности по бокам, заклеенного липкой лентой, имеющего странный запах и цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), передает, не вскрывая конверт, руководителю Представительства для принятия решения по отправке в правоохранительные органы.
3.2.1.4. На каждое обращение оформляется дело, в котором указываются:
- регистрационный номер (состоит из порядкового номера в пределах календарного года, дополненного литерой "Ж");