18.3. Формирование и хранение дел
18.3.1. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
помещать в дело исполненные, правильно и полностью оформленные документы в соответствии с номенклатурой дел;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
помещать в дело все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии приложений исполнитель делает запись на документе об их местонахождении;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;
по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.
18.3.2. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности.
Законодательные, правовые и иные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению законодательного или правового акта, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на акт (акты) дело.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник документа о снятии с контроля.
Документы заседаний, совещаний группируются в два дела: 1) протоколы, решения (протокольные поручения) заседаний, совещаний, документы (справки, доклады, информации) к ним; 2) документы (повестка дня, списки и др.) к заседаниям, совещаниям.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Положения, уставы, инструкции, утвержденные правовым и иными актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными актами.
Приказы по основной деятельности, личному составу, административно-хозяйственным вопросам группируются отдельно.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Инициативные исходящие документы формируются отдельно. Переписка с поручениями, содержащимися в резолюциях губернатора области, должностных лиц администрации области, формируется отдельно от иной корреспонденции в соответствии с номенклатурой дел.
18.3.3. Руководители органов исполнительной власти и подразделений аппарата администрации, специалисты, ответственные за ведение делопроизводства, обеспечивают сохранность документов и дел.
18.3.4. Дела размещают в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях в шкафы, сейфы, на стеллажи и т.д. Дела располагают вертикально (корешками наружу) или горизонтально и в соответствии с номенклатурой дел.
18.3.5. Копии документов выдаются органам исполнительной власти, подразделениям аппарата администрации на основании их письменных запросов с разрешения соответствующего руководителя органа исполнительной власти, подразделения аппарата администрации, в котором хранится подлинник документа.
Иным органам, организациям, гражданам копии документов выдаются на основании их письменных запросов с разрешения должностного лица, координирующего деятельность органа исполнительной власти, подразделения аппарата администрации, в котором хранится подлинник документа.