1. Протокол заседания Думы должен быть оформлен и подписан председательствующим на заседании Думы не позднее чем в месячный срок после окончания заседания. Ответственность за своевременное оформление протокола и других материалов несет председатель Думы.
2. В протокол заседания Думы вносятся следующие данные:
наименование Думы, порядковый номер заседания (в пределах созыва) и дата его проведения;
фамилии и инициалы депутатов Думы, принимавших участие в работе заседания, с указанием их избирательных округов и занимаемой должности;
фамилии, инициалы и должности лиц, приглашенных на заседание Думы;
утвержденная повестка дня заседания Думы;
ход обсуждения вопросов, включенных в повестку дня заседания Думы (наименование каждого вопроса, фамилии, инициалы докладчиков и содокладчиков, их должности, результаты голосования за принятие законов и постановлений).
3. Протоколы оформляются на основании стенограмм и аудиозаписей хода заседания Думы, а также других материалов, подготовленных к заседанию Думы. К протоколу заседания прилагаются постановления, принятые Думой.
4. Документами заседания Думы являются:
стенограмма заседания;
письменные вопросы и предложения депутатов, рассмотренные на заседании;
тексты не прозвучавших на заседании выступлений депутатов;
проекты постановлений, внесенные депутатами и не принятые на заседании Думы;
список депутатов, отсутствующих на заседании, с указанием причин.
5. Протокол и стенограмма заседания Думы печатаются в двух экземплярах и хранятся в протокольно-редакционном отделе аппарата Думы. Один из экземпляров предназначен для выдачи депутатам и штатным сотрудникам Думы для работы над документами заседаний Думы, а другой - всем иным лицам по решению председателя Думы.
(в ред. постановлений Волгоградской областной Думы от 22.06.2006 N 11/276, от 19.02.2009 N 2/70)
6. Документы заседаний Думы в течение двух лет находятся в протокольно-редакционном отделе аппарата Думы и по окончании указанного срока передаются в установленном порядке в архив аппарата Думы. По истечении срока действия очередного созыва Думы документы заседаний Думы передаются в установленном порядке в Государственный архив Волгоградской области.
(в ред. постановлений Волгоградской областной Думы от 22.06.2006 N 11/276, от 19.02.2009 N 2/70)
7. Порядок подготовки и оформления документов регулируется специальными распоряжениями председателя Думы и инструкцией по делопроизводству Думы.