4.1. Повестка дня заседания коллегии утверждается непосредственно на заседании коллегии.
4.2. Заседание коллегии правомочно, если на нем присутствуют более половины членов коллегии.
4.3. Члены коллегии в случае невозможности принять участие в заседании коллегии обязаны сообщить секретарю коллегии о причине неявки. Члены коллегии не вправе делегировать свои полномочия по обсуждению вопросов, включенных в повестку дня заседания коллегии, другим лицам.
4.4. Время для доклада на заседании коллегии устанавливается председательствующим, как правило, в пределах до 15 минут, для содокладов - до 10 минут, для выступлений в прениях - до 5 минут, для справок - до 3 минут.
4.5. Председательствующий на заседаниях коллегии:
открывает, ведет и закрывает заседание коллегии;
выносит на обсуждение проект повестки дня;
предоставляет слово для доклада, выступлений и вопросов;
оглашает справки, заявления, предложения и вопросы, поступившие к нему в письменном виде;
задает вопросы докладчику для уточнения формулировок, внесенных предложений;
вносит собственные предложения или формулировки;
устанавливает сроки доработки рассмотренных на заседании коллегии проектов решений;
вправе задавать вопросы выступающим, а также выступать при обсуждении вопросов повестки дня.
4.6. Рассмотрение вопроса на заседании коллегии включает в себя доклад, содоклад, вопросы к докладчику и содокладчику, выступления по обсуждению докладов и внесение замечаний по проекту решения.
Доклад по вопросу повестки заседания коллегии делает инициатор рассмотрения вопроса. Представитель заинтересованной стороны может выступить с содокладом.
По завершению докладов присутствующие задают уточняющие вопросы докладчику и содокладчику.
Обсуждение доклада начинается после предложения председательствующего.
По окончании обсуждения докладчик вправе выступить с заключительным словом для ответов на замечания, высказанные при обсуждении докладов, уточнения своей позиции и изложения дополнительных аргументов в ее обоснование.
4.7. Каждый член коллегии имеет право выступить при обсуждении вопросов повестки дня.
Вопросы выступающим задаются членами коллегии с разрешения председательствующего.
4.8. Приглашенные на заседание коллегии выступают с разрешения председательствующего.
4.9. По итогам обсуждения открытым голосованием принимается решение коллегии. Решение коллегии считается принятым, если за него проголосовало большинство от присутствующих на заседании из состава коллегии. В случае равенства голосов, решающим считается голос председателя коллегии.
4.10. Стенографическую запись заседания коллегии осуществляет сотрудник общего отдела.
4.11. Проект решения коллегии, требующий доработки, передается соответствующему первому заместителю, заместителю для внесения в него изменений и дополнений с учетом критических замечаний и предложений, высказанных на заседании коллегии. Доработка проекта решения коллегии в структурном подразделении Администрации и аппарата Главы Администрации проводится в течение 10 дней после заседания коллегии или в установленный председателем коллегии срок, после чего проект передается в протокольный отдел. Протокольный отдел представляет проекты решений коллегии секретарю коллегии для последующей передачи на подпись председателю коллегии.
4.12. По итогам заседания коллегии протокольным отделом в течение 10 рабочих дней оформляется протокол. Протокол подписывают председательствующий и секретарь коллегии. Протокол рассылке не подлежит и хранится в протокольном отделе.
4.13. Решения коллегии передаются протокольным отделом для рассылки в канцелярию общего отдела не позднее трех дней после их подписания.
4.14. Контроль за исполнением решения коллегии, а также поручений, данных на заседаниях коллегии, обеспечивают первые заместители, заместители, заместитель Главы Администрации - управляющий делами, руководители структурных подразделений и, по поручению председателя коллегии, контрольное управление аппарата Главы Администрации Волгоградской области, которое осуществляет учет документов, поставленных на контроль, а также ход, состояние и результаты их исполнения. (пункт 4.14. в редакции Постановления Главы Администрации Волгоградской области от 02.08.2007 г. N 1401, НГР: ru34000200700441)
4.15. При проведении закрытых заседаний коллегии или закрытого обсуждения отдельных вопросов подготовка материалов к этим заседаниям, допуск на заседания, оформление принимаемых решений осуществляется с соблюдением установленных правил работы с секретными документами и режима секретности.