ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 22 октября 2009 года N 1269
"Волгоградская правда", N 202 от 28.10.2009 г.
Постановляю:
1.1. Текст постановления изложить в новой редакции:
"Постановляю:
1. Внедрить единую автоматизированную систему электронного документооборота (далее именуется - АСЭД) в делопроизводство:
а) аппарата Главы Администрации Волгоградской области, Государственной жилищной инспекции Волгоградской области, Комитета информационных технологий и телекоммуникаций Администрации Волгоградской области, Комитета по здравоохранению Администрации Волгоградской области, Комитета по труду и занятости населения Администрации Волгоградской области, Комитета по управлению государственным имуществом Администрации Волгоградской области, Комитета экономики Администрации Волгоградской области, Управления социальной защиты населения Администрации Волгоградской области - с 31 марта 2009 г.;
б) органов исполнительной власти Волгоградской области, не указанных в подпункте "а" настоящего пункта, - с 1 ноября 2009 г.;
в) территориальных управлений Комитета бюджетно-финансовой политики и казначейства Администрации Волгоградской области, Управления социальной защиты населения Администрации Волгоградской области, государственных учреждений, подведомственных Комитету по труду и занятости населения Администрации Волгоградской области, - с 16 ноября 2009 г.
2. Утвердить прилагаемую Временную инструкцию по ведению делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области, государственных учреждениях, подведомственных Комитету по труду и занятости населения Администрации Волгоградской области, с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота (далее именуется - временная инструкция).
3. Руководителям органов исполнительной власти Волгоградской области, территориальных управлений Комитета бюджетно-финансовой политики и казначейства Администрации Волгоградской области, Управления социальной защиты населения Администрации Волгоградской области, государственных учреждений, подведомственных Комитету по труду и занятости населения Администрации Волгоградской области:
довести временную инструкцию до сведения подчиненных им сотрудников;
обеспечить осуществление электронного документооборота в возглавляемых органах исполнительной власти Волгоградской области, территориальных управлениях Комитета бюджетно-финансовой политики и казначейства Администрации Волгоградской области, Управления социальной защиты населения Администрации Волгоградской области, государственных учреждениях, подведомственных Комитету по труду и занятости населения Администрации Волгоградской области, в соответствии с временной инструкцией одновременно с осуществлением документооборота на бумажных носителях в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации Волгоградской области, утвержденной постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 20 июня 2003 г. N 463.
4. Общему отделу аппарата Главы Администрации Волгоградской области до 16 ноября 2009 г. разработать и в установленном порядке представить на подпись Главе Администрации Волгоградской области проект постановления о внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Волгоградской области, утвержденную постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 20 июня 2003 г. N 463, в части осуществления в Администрации Волгоградской области юридически значимого электронного документооборота.
5. Возложить на Комитет информационных технологий и телекоммуникаций Администрации Волгоградской области обеспечение информационной безопасности при эксплуатации АСЭД.
6. Комитету информационных технологий и телекоммуникаций Администрации Волгоградской области:
проводить программно-техническое сопровождение программного продукта и поддержку пользователей АСЭД, осуществлять дальнейшее развитие АСЭД;
не позднее 1 июня 2009 г. разработать и внедрить в АСЭД систему защиты информации от несанкционированного доступа и предотвращения специальных программно-технических воздействий;
не позднее 1 октября 2009 г. внедрить в АСЭД электронно-цифровую подпись.
7. Контроль за исполнением постановления оставляю за собой.
8. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания и подлежит официальному опубликованию.".
1.2. Временную инструкцию по ведению делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота, утвержденную названным постановлением, изложить в новой редакции согласно приложению.
2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания и подлежит официальному опубликованию.
Глава Администрации Волгоградской области | Н.К. Максюта |
ПРИЛОЖЕНИЕ
к постановлению Главы
Администрации
Волгоградской области
от 22 октября 2009 г. N 1269
ВРЕМЕННАЯ ИНСТРУКЦИЯ по ведению делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области, государственных учреждениях, подведомственных Комитету по труду и занятости населения Администрации Волгоградской области, с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота
1. Общие положения
1.1. Временная инструкция по ведению делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области, государственных учреждениях, подведомственных Комитету по труду и занятости населения Администрации Волгоградской области, с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота (далее именуется - временная инструкция) разработана в целях внедрения единой автоматизированной системы электронного документооборота (далее именуется - АСЭД) и определяет порядок регистрации, исполнения, подписания электронной цифровой подписью документов и контроля за исполнением документов с использованием средств АСЭД.
1.2. Временная инструкция регламентирует осуществление электронного документооборота в отношении следующей корреспонденции:
входящих документов, поступающих в адрес Главы Администрации Волгоградской области, первых заместителей Главы Администрации Волгоградской области, заместителей Главы Администрации Волгоградской области, в адрес органов исполнительной власти Волгоградской области (в том числе территориальных управлений Комитета бюджетно-финансовой политики и казначейства Администрации Волгоградской области и Управления социальной защиты населения Администрации Волгоградской области), в адрес государственных учреждений, подведомственных Комитету по труду и занятости населения Администрации Волгоградской области, как на бумажных носителях, так и в виде электронных документов, подписанных электронной цифровой подписью;
исходящих документов, направляемых Главой Администрации Волгоградской области, первыми заместителями Главы Администрации Волгоградской области, заместителями Главы Администрации Волгоградской области, органами исполнительной власти Волгоградской области (в том числе территориальными управлениями Комитета бюджетно-финансовой политики и казначейства Администрации Волгоградской области и Управления социальной защиты населения Администрации Волгоградской области), государственными учреждениями, подведомственными Комитету по труду и занятости населения Администрации Волгоградской области, в адрес других юридических и физических лиц как на бумажных носителях, так и в виде электронных документов, подписанных электронной цифровой подписью.
1.3. Действие положений временной инструкции не распространяется на обработку документов, содержащих информацию ограниченного доступа, обращений граждан Российской Федерации, поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, телеграмм, передаваемых по каналам специальной документальной связи, проектов правовых актов Российской Федерации и Волгоградской области.
1.4. В сфере электронного документооборота временная инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.
1.5. Электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи лица в документе па бумажном носителе при соблюдении требований, установленных действующим законодательством.
2. Участники процесса электронного документооборота
2.1. Участниками процесса электронного документооборота, осуществляемого с использованием АСЭД (далее именуются - пользователи АСЭД), являются:
Глава Администрации Волгоградской области;
первые заместители Главы Администрации Волгоградской области и заместители Главы Администрации Волгоградской области;
руководители органов исполнительной власти Волгоградской области и руководители территориальных управлений Комитета бюджетно-финансовой политики и казначейства Администрации Волгоградской области, Управления социальной защиты населения Администрации Волгоградской области;
руководители государственных учреждений, подведомственных Комитету но труду и занятости населения Администрации Волгоградской области;
руководители структурных подразделений органов исполнительной власти Волгоградской области, территориальных управлений Комитета бюджетно-финансовой политики и казначейства Администрации Волгоградской области, Управления социальной защиты населения Администрации Волгоградской области, государственных учреждений, подведомственных Комитету по труду и занятости населения Администрации Волгоградской области;
сотрудники органов исполнительной власти Волгоградской области, территориальных управлений (в том числе Комитета бюджетно-финансовой политики и казначейства Администрации Волгоградской области и Управления социальной защиты населения Администрации Волгоградской области), государственных учреждений, подведомственных Комитету по труду и занятости населения Администрации Волгоградской области, на которых возложены обязанности по ведению делопроизводства (далее именуются - делопроизводители);
сотрудники органов исполнительной власти Волгоградской области (в том числе территориальных управлений Комитета бюджетно-финансовой политики и казначейства Администрации Волгоградской области и Управления социальной защиты населения Администрации Волгоградской области), государственных учреждений, подведомственных Комитету но труду и занятости населения Администрации Волгоградской области, являющиеся исполнителями документов (далее именуются - исполнители).
3. Обработка документов с использованием средств АСЭД
3.1. Электронные документы, создаваемые и изменяемые пользователями АСЭД, состоят из:
содержательной части, включающей в себя текстовую, числовую, графическую информацию, представленную в виде файла, прикрепленного к регистрационно-контролыюй карточке электронного документа (далее именуется - РКК);
реквизитной части, включающей в себя наименование действия, выполняемого пользователем АСЭД с электронным документом (например, согласование, подписание и другие), а также идентифицирующие атрибуты электронного документа (дату и время создания или изменения РКК, наименование должности, фамилию, инициалы пользователя АСЭД, создавшего или изменившего РКК, и так далее);
электронной цифровой подписи пользователя АСЭД, создавшего или изменившего содержательную или реквизитную часть электронного документа.
3.2. При составлении, храпении, изменении и передаче электронного документа в АСЭД в качестве способа, позволяющего достоверно идентифицировать составителя электронного документа, отправителя электронного документа, автора изменений, внесенных в электронный документ, и получателя электронного документа, используется электронная цифровая подпись в соответствии с действующим законодательством.
3.3. В процессе обработки документов с использованием средств АСЭД пользователи АСЭД осуществляют внесение изменений в содержательную и(или) реквизитную часть электронного документа и подписывают версию электронного документа своей электронной цифровой подписью. При этом версией электронного документа признается любое изменение в содержательной или реквизитной части электронного документа, осуществляемое пользователями АСЭД при работе с электронным документом.
3.4. Процесс обработки входящих документов с использованием АСЭД состоит из следующих этапов:
3.4.1. Регистрация входящего документа:
а) поступившего на бумажном носителе:
создание РКК и заполнение ее полей (внесение основных реквизитов входящего документа);
сканирование входящего документа; прикрепление электронного документа к РКК; создание маршрута прохождения документа;
подписание версии электронного документа электронной цифровой подписью;
отправление документа на рассмотрение в соответствии с маршрутом прохождения документа;
б) поступившего но АСЭД в виде электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью:
проверка полей РКК;
создание маршрута прохождения документа;
подписание версии электронного документа электронной цифровой подписью;
отправление документа на рассмотрение в соответствии с маршрутом прохождения документа.
3.4.2. Рассмотрение входящего документа руководителем, выдача поручений, постановка на контроль, в том числе:
получение документа руководителем;
наложение резолюции - добавление задачи в существующий маршрут документа (изменение маршрута прохождения документа путем создания задачи, внесения текста резолюции, информации об исполнителе, сроках исполнения, комментариев);
выдача поручения заполнение нолей карточки "Создание повою поручения" с указанием краткого содержания поручения, вида контроля, даты исполнения и информации об исполнителе и лице, контролирующем исполнение поручения;
постановка документа на контроль (при необходимости) - изменение маршрута прохождения входящего документа, добавление задачи "На контроль" с указанием данных о сотруднике, его осуществляющем и имеющем право снять задачу с контроля после исполнения документа, сроках исполнения документа или внесением информации о контроле в карточку "Создание нового поручения";
подписание версии электронного документа электронной цифровой подписью;
направление документа исполнителю.
3.4.3. Исполнение входящего документа, в том числе:
открытие задачи на исполнение;
ознакомление с поступившим документом;
при необходимости перенаправления документа на исполнение другим исполнителям - изменение маршрута прохождения документа путем добавления задачи с указанием исполнителя, сроков исполнения документа, внесения комментариев;
назначение ответственного за исполнение документа путем добавления соответствующей задачи в маршрут прохождения документа с указанием информации о сотруднике, осуществляющем контроль, сроках исполнения документа;
непосредственное исполнение документа, осуществляемое внесением информации об исполнении документа в РКК или путем прикрепления файла с отчетом об исполнении, или путем подготовки ответного документа;
