постановлением
Администрации
Волгоградской области
от 12 апреля 2010 г. N 109-п
ПРАВИЛА делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области
1. Общие положения
1.1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области.
1.2. Требования настоящих Правил распространяются па делопроизводство, ведение которого осуществляется на бумажных носителях и в электронном виде.
1.3. Организация и ведение делопроизводства в органе исполнительной власти Волгоградской области осуществляется структурным подразделением органа исполнительной власти Волгоградской области, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области (далее именуется - служба делопроизводства).
1.4. Орган исполнительной власти Волгоградской области на основании настоящих Правил разрабатывает инструкцию по делопроизводству с учетом условий и специфики своей деятельности. Инструкция утверждается руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области по согласованию с Комитетом по управлению архивами Администрации Волгоградской области.
1.5. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.
2. Основные понятия
В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:
"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти Волгоградской области;
"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти Волгоградской области;
"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;
"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;
"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти Волгоградской области, с указанием сроков их хранения;
"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти Волгоградской области;
"бланк документа" - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
"служба делопроизводства" - структурное подразделение органа исполнительной власти Волгоградской области, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области;
"электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
"сканирование документа" - получение электронного образа документа;
"система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;