Республиканским архивным учреждениям отведена особая значимость в деле сохранения культурно-исторической памяти народов, населяющих нашу республику. В архивах сосредоточена информация, заключающая в себе опыт поколений, служащая исторической памятью и основной дальнейшего экономического, интеллектуального и духовного развития общества. Их фонды имеют непреходящую общественную ценность. В них отражены правовые и организационные основы становления и развития государственности, содержатся сведения, необходимые для обеспечения безопасности, эффективного функционирования всех структур республики, развития науки и культуры.
На 01.09.2010 в архивах Карачаево-Черкесской Республики сосредоточено свыше 464 тысяч единиц хранения, которые отражают информацию, заключающую в себе опыт поколений, служат исторической памятью и основой дальнейшего экономического и духовного развития общества.
В течение последних десяти лет архивной службе Карачаево-Черкесской Республики удалось:
преодолеть негативные тенденции в развитии отрасли;
сформировать новую систему государственного управления в области архивного дела, опирающуюся на нормативно закреплённые разграничения полномочий Российской Федерации;
обеспечить стабильное финансирование архивных органов и учреждений Карачаево-Черкесской Республики;
достичь положительной динамики роста некоторых показателей (усовершенствование и переработка описей, улучшение физического состояния архивных документов, их картонирование, проверка наличия и состояния, оснащённость компьютерным оборудованием и другое).
Одним из приоритетных направлений Управления Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов оставалась организация формирования Архивного фонда Карачаево-Черкесской Республики и прием документов на постоянное хранение в архивы. Значительно увеличилась доля закартонированных и отреставрированных дел и фондов, прошедших проверку наличия дел. Большое значение придавалось внедрению автоматизированных архивных технологий, особое внимание уделялось развитию автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда Карачаево-Черкесской Республики, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, где была установлена и внедряется четвертая версия программного комплекса "Архивный фонд". В 2009 году изданы справочник "Административно-территориальное деление Карачаево-Черкесии (1957-1995)" и путеводитель по фондам республиканского государственного учреждения "Центр документации общественных движений и партий Карачаево-Черкесской Республики". Справочники оказывают практическую помощь органам власти, министерствам и ведомствам, исследователям, преподавателям, студентам, всем тем, кто занимается проблемами административно-территориального устройства и истории Карачаево-Черкесской Республики в целом.
Важное место занимала работа по обеспечению стабильности кадрового состава архивных учреждений республики, привлечению и сохранению квалифицированных кадров, повышению профессионализма архивных работников.
Вместе с тем, накопившиеся за время экономического спада проблемы в архивной сфере превышают возможности республики по их решению. Архивная отрасль, традиционно ориентированная на государственную финансовую поддержку, оказалась наименее подготовленной к рыночной экономике.
С 2004 года архивные учреждения республики по программным мероприятиям получили из республиканского бюджета 2084,0 тыс. рублей. Несмотря на достигнутые результаты, в условиях происходящих экономических и политических преобразований возникла необходимость поиска решений, которые позволили бы, с одной стороны, обеспечить сохранность информационных ресурсов, а с другой – создать механизмы, позволяющие архивной отрасли более эффективно развиваться в рыночных условиях.
В работе архивных учреждений Карачаево-Черкесской Республики существует ряд проблем, которые сдерживают дальнейшее развитие архивной отрасли. Среди них: недостаток финансовых ресурсов, недостаточный уровень поддержки отрасли на республиканском уровне. Управлением Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов уже в течение ряда лет предпринимаются меры по строительству нового типового здания архива. В 2005 году разработана проектно-сметная документация, которая прошла Главгосэкпертизу. Республиканское государственное учреждение "Государственный архив Карачаево-Черкесской Республики" загружено на 130%, но строительство нового здания архива на 300 тыс. единиц хранения по утверждённому проекту не начато. Согласно сведениям о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования республиканского государственного учреждения "Государственный архив Карачаево-Черкесской Республики", архиву необходимо срочно принять 16772 единицы хранения.
В 2010 году Министерство культуры Российской Федерации предполагает начать разработку проекта новой федеральной программы поддержки культуры на 2012-2017 годы. Включение в неё объектов архивной инфраструктуры, находящихся в собственности Карачаево-Черкесской Республики, для софинансирования, в частности, строительства здания архива, будет возможно при наличии утверждённой целевой программы в Карачаево-Черкесской Республике.
Загруженность архивохранилищ республиканского государственного учреждения "Государственный архив Карачаево-Черкесской Республики" не позволяет осуществлять приём документов от органов власти, муниципальных архивов и 116 организаций-источников комплектования государственного архива, что, безусловно, ведёт к увеличению количества документов, находящихся в ведомствах сверх установленного срока. В данной ситуации потребуется увеличение субвенций на содержание документов государственной собственности, временно хранящихся в архивных отделах администраций муниципальных районов и городских округов Карачаево-Черкесской Республики.
В числе мероприятий по решению проблем сохранения, обеспечения безопасности и эффективного использования архивных документов, нуждающихся в срочном финансировании:
проведение капитального ремонта помещений республиканского государственного учреждения "Государственный архив Карачаево-Черкесской Республики" и республиканского государственного учреждения "Центр документации общественных движений и партий Карачаево-Черкесской Республики";
установка систем кондиционирования воздуха с целью обеспечения температурно-влажностного режима хранения документов;
установка автоматических систем пожаротушения в государственных архивах Карачаево-Черкесской Республики, способных гарантировать необходимую степень безопасности архивных фондов;
создание страхового фонда копий особо ценных документов государственных архивов Карачаево-Черкесской Республики;
перевод информационных ресурсов в цифровую форму для выдачи пользователям взамен подлинников;
увеличение объёмных показателей по реставрации и ремонту архивных документов;
ежегодное увеличение количества архивных документов, находящихся в условиях, обеспечивающих их вечное хранение.
Кроме того, в условиях устойчивого роста востребованности архивной информации потребуется обеспечить не только качественно новый уровень развития архивного дела в Карачаево-Черкесской Республике, но и на основе внедрения инновационных технологий осуществить модернизацию и техническое обновление архивной службы Карачаево-Черкесской Республики, а это потребует значительного расширения парка современной компьютерной техники, создания баз данных и размещения электронных баз данных в сети Интернет, на архивных сайтах. Кроме того, в рамках внедрения органами государственной власти Карачаево-Черкесской Республики системы электронного документооборота предполагается формирование архивов этими документами, а это повлечёт за собой создание соответствующей материально-технической базы и решение кадровых вопросов.
Повышение эффективности деятельности архивов Карачаево-Черкесской Республики на основе новой технологической базы, информационного потенциала позволит:
создать связь на базе цифровых электронных систем, что обеспечит эффективное взаимодействие с органами государственной власти, органами местного самоуправления по вопросам архивного дела;
достичь качественно нового уровня оперативности и удобства в получении гражданами и организациями государственных услуг и информации о деятельности архивной службы Карачаево-Черкесской Республики;
расширить спектр предоставляемых гражданам и организациям услуг на основе внедрения современных технологий и базу научных исследований по истории развития Карачаево-Черкесской Республики.
Представляется важным в рамках программных мероприятий на 2011-2016 годы продолжить осуществление финансового обеспечения проблем поддержания и развития материально-технической базы архивов, в том числе строительство, капитальный ремонт, совершенствование организации хранения архивных документов, оснащение хранилищ системами кондиционирования воздуха, системами охраны тревожной сигнализации, пожаротушения, внедрение новых технологий в процессы сохранения документального наследия, расширения доступа к архивным документам, их публикация и издание справочников. Решить данные задачи архивам возможно только при помощи государства.