15. Анкета заполняется государственным служащим собственноручно. На все вопросы даются полные ответы без каких-либо сокращений, прочерков, исправлений и помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах.
16. При заполнении анкеты используются следующие документы: паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность), трудовая книжка, военный билет, документ об образовании (диплом, свидетельство, аттестат, удостоверение), документы о присуждении ученой степени, о присвоении ученого звания, об имеющихся изобретениях, о присуждении государственных наград, справка из налогового органа о предоставлении сведений об имущественном положении, медицинское заключение о состоянии здоровья, другие документы, если это предусмотрено действующим законодательством.
17. Сотрудник кадрового подразделения государственного органа, ответственный за ведение личных дел, принимая от поступающего на государственную службу анкету, должен проверить полноту и правильность ее заполнения в соответствии с предъявляемыми документами и заверить анкету печатью, подписью и датой.
18. При поступлении на государственную службу поступающий пишет автобиографию - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица.
19. Автобиография составляется государственным служащим собственноручно в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть отражены следующие данные: фамилия, имя, отчество, год, число, месяц и место рождения, национальность, социальное происхождение, полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях) , с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, в качестве кого), участие в выборных органах, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях более подробно), дата составления автобиографии и подпись государственного служащего.
20. В личное дело государственного служащего включается копия документа о назначении на должность, заверенная в установленном порядке.
21. Дополнение к анкете включает в себя: фамилию, имя, отчество государственного служащего и два раздела, каждый из которых имеет табличную форму.
В первом разделе фиксируются сведения о прохождении службы (о перемещениях по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с нее) со ссылкой на соответствующие акты руководителей государственных органов.
Во втором разделе помещаются данные, отражающие профессиональную и личную жизнь государственного служащего:
- о подготовке, переподготовке и повышении квалификации;
- о награждении государственными наградами;
- об образовании и присвоении ученой степени и ученого звания;
- о пребывании за границей;
- о наложении и снятии дисциплинарных взысканий;
- об изменениях в остальных учетных признаках государственного служащего (места жительства, семейного положения и других).
22. Все вносимые изменения должны быть подтверждены соответствующими документами, в том числе документами учебных заведений, органов ЗАГСА, паспортно-визовой службы и другими.
23. Обязательным реквизитом дополнения к анкете являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел. Отметки делаются на оборотной стороне листка после всех других сведений и состоят из надписи "личное дело проверено", даты и подписи проверявшего.
24. Все документы личного дела помещаются в папку установленного образца, на которой заранее проставляется присвоенный ей порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге (журнале) учета личных дел.
25. После увольнения государственного служащего его личное дело извлекается из данной папки, а освободившуюся под тем же номером помещается личное дело вновь принятого на данную должность государственного служащего.