ПРЕЗИДЕНТ РЕСПУБЛИКИ ИНГУШЕТИЯ

УКАЗ

от 02 февраля 1998 года N 16

О порядке ведения личных дел государственных служащих Республики Ингушетия

(Изменения и дополнения:

Указ Президента РИ от 09.06.2003 N 123, НГР ru06000200300102)

(Утратил силу:

Указ Президента РИ от 17.10.2005 г. N 423 НГР ru06000200500146)

В соответствии со статьей 8 Закона Республики Ингушетия "О государственной службе Республики Ингушетия"

постановляю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке ведения личных дел государственных служащих Республики Ингушетия.

2. Органам государственной власти, иным государственным органам Республики Ингушетия формирование и ведение личных дел государственных служащих осуществлять в соответствии с утвержденным настоящим Указом Положением.

Утверждено

Указом Президента

Республики Ингушетия

от "02" февраля 1998 г. N 16

ПОЛОЖЕНИЕ о порядке ведения личных дел государственных служащих Республики Ингушетия

I. Общие положения

1. Настоящее Положение разработано в соответствии со статьей 8 Закона Республики Ингушетия "О государственной службе Республики Ингушетия" и распространяется на государственных служащих Республики Ингушетия категорий "Б" и "В" (далее именуются - государственные служащие), исполняющих обязанности по государственной должности государственной службы Республики Ингушетия.

2. Положение не распространяется на работников, занимающих должности, включаемые в штатные расписания государственных органов Республики Ингушетия для технического обеспечения их деятельности.

3. Личное дело государственного служащего - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о государственных служащих, об их служебно-трудовой деятельности.

4. Личные дела государственных служащих ведутся структурными кадровыми подразделениями соответствующих государственных органов и при переводе государственных служащих передаются по новому месту их службы по акту передачи. Ведение нескольких личных дел государственных служащих не допускается. Запрещаются сбор и внесение в личные дела государственных служащих сведений о политической и религиозной принадлежности, частной жизни государственных служащих.

(пункт 5 утратил силу в ред. Указа Президента РИ от 09.06.2003 N 123, НГР ru06000200300102)

II. Состав документов, включаемых в личное дело государственного служащего

5. Состав документов, включаемых в личное дело при поступлении на государственную службу, определяется в зависимости от замещаемой государственной должности, от структурного подразделения государственного органа, в котором будет работать государственный служащий, от специфики его служебной деятельности.

6. При формировании личного дела документы располагаются в следующем порядке: дополнение к анкете, анкета, автобиография, копии документов об образовании, личное заявление, справка из налогового органа о предоставлении сведений об имущественном положении, медицинское заключение о состоянии здоровья, трудовой договор (при необходимости), копия документа о назначении на государственную должность, внутренняя опись документов (располагается в конце личного дела).

7. В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменение анкетно - биографических данных государственного служащего (к примеру, копия свидетельства о браке) и характеризующие его профессиональные, деловые и личные качества (аттестационные листы, представление о назначении на должность, выписки из приказов о поощрении, об ^ объявленных государственному служащему дисциплинарных взысканий и другие).

Ксерокопии всех документов, включаемых в личное дело, заверяются работником кадровой службы органа государственной власти. (в ред. Указа Президента РИ от 09.06.2003 N 123, НГР ru06000200300102)

8. В личное дело не включаются документы второстепенного значения, имеющие временные сроки хранения (справки с места жительства, о жилищных условиях, дублетные экземпляры и черновики документов).

9. Включаемые в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.

III. Порядок составления внутренней описи документов, имеющихся в личном деле

10. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения о порядковых номерах, наименованиях документов дела, количестве листов, датах включения документов в личное дело и изъятия из дела, а также кем изъят документ и по какой причине.

11. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.

12. При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов дела.

13. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления последней.

14. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по форме согласно приложению N 1 к настоящему Положению.

IV. Порядок заполнения документов в личном деле государственного служащего

15. Анкета заполняется государственным служащим собственноручно. На все вопросы даются полные ответы без каких-либо сокращений, прочерков, исправлений и помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах.

16. При заполнении анкеты используются следующие документы: паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность), трудовая книжка, военный билет, документ об образовании (диплом, свидетельство, аттестат, удостоверение), документы о присуждении ученой степени, о присвоении ученого звания, об имеющихся изобретениях, о присуждении государственных наград, справка из налогового органа о предоставлении сведений об имущественном положении, медицинское заключение о состоянии здоровья, другие документы, если это предусмотрено действующим законодательством.

17. Сотрудник кадрового подразделения государственного органа, ответственный за ведение личных дел, принимая от поступающего на государственную службу анкету, должен проверить полноту и правильность ее заполнения в соответствии с предъявляемыми документами и заверить анкету печатью, подписью и датой.

18. При поступлении на государственную службу поступающий пишет автобиографию - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица.

19. Автобиография составляется государственным служащим собственноручно в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть отражены следующие данные: фамилия, имя, отчество, год, число, месяц и место рождения, национальность, социальное происхождение, полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях) , с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, в качестве кого), участие в выборных органах, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях более подробно), дата составления автобиографии и подпись государственного служащего.

20. В личное дело государственного служащего включается копия документа о назначении на должность, заверенная в установленном порядке.

21. Дополнение к анкете включает в себя: фамилию, имя, отчество государственного служащего и два раздела, каждый из которых имеет табличную форму.

В первом разделе фиксируются сведения о прохождении службы (о перемещениях по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с нее) со ссылкой на соответствующие акты руководителей государственных органов.

Во втором разделе помещаются данные, отражающие профессиональную и личную жизнь государственного служащего:

- о подготовке, переподготовке и повышении квалификации;

- о награждении государственными наградами;

- об образовании и присвоении ученой степени и ученого звания;

- о пребывании за границей;

- о наложении и снятии дисциплинарных взысканий;

- об изменениях в остальных учетных признаках государственного служащего (места жительства, семейного положения и других).

22. Все вносимые изменения должны быть подтверждены соответствующими документами, в том числе документами учебных заведений, органов ЗАГСА, паспортно-визовой службы и другими.

23. Обязательным реквизитом дополнения к анкете являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел. Отметки делаются на оборотной стороне листка после всех других сведений и состоят из надписи "личное дело проверено", даты и подписи проверявшего.

24. Все документы личного дела помещаются в папку установленного образца, на которой заранее проставляется присвоенный ей порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге (журнале) учета личных дел.

25. После увольнения государственного служащего его личное дело извлекается из данной папки, а освободившуюся под тем же номером помещается личное дело вновь принятого на данную должность государственного служащего.

V. Порядок выдачи личных дел во временное пользование

26. Личные дела государственных служащих могут выдаваться во временное пользование лишь определенным должностным лицам.

27. Круг должностных лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяется руководителем государственного органа.

28. Высылка личных дел по соответствующим запросам в другие организации допускается с разрешения руководителя государственного органа или его заместителя.

29. При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся в нем документы или помещать в него новые, разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

30. При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию вышестоящего должностного лица, руководитель либо работник кадрового подразделения государственного органа обязан сделать во внутренней описи соответствующую запись.

31. Личные дела не выдаются на руки государственным служащим, на которых они заведены.

32. Государственный служащий имеет право на ознакомление со всеми материалами своего личного дела, отзывами о своей деятельности и другими документами до включения их в личное дело, приобщение к личному делу своих объяснений.

33. Для контроля за своевременным возвратом личных дел, выданных или высланных во временное пользование, используются контрольные карточки, которые заполняются на каждое выданное дело согласно приложению N 2 к настоящему Положению.

VI. Порядок хранения личных дел государственных служащих

34. Личные дела государственных служащих хранятся в структурном кадровом подразделении государственного органа как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек.

35. Ежегодно в кадровом подразделении государственного органа проводится проверка наличия и состояния личных дел.

36. Факт проведения проверки фиксируется в дополнении к анкете. При выявлении недостатков в оформлении и ведении личных дел составляется соответствующий акт. Отчет о результатах проверки личных дел представляется руководителю государственного органа.

37. Личные дела уволенных государственных служащих оформляются в соответствии с установленными требованиями к архивным документам и передаются на хранение в архив государственного органа.

Приложение N 2

к Положению о порядке

ведения личных дел

государственных служащих

Республики Ингушетия

Контрольная карточка

Личное дело N ______________________________

Фамилия ______________________________

Имя _____________________________

Отчество _____________________________

Отметки о выдаче личного дела