7. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры, представленные в блок- схеме согласно приложению к настоящему Административному регламенту:
рассмотрение обращений граждан;
личный прием граждан.
Рассмотрение обращений граждан
8. Административная процедура по рассмотрению обращений граждан включает в себя следующие административные действия:
- прием и первичная обработка обращений граждан;
- регистрация и аннотирование обращений граждан;
- рассмотрение обращений граждан в подразделениях Управления;
- подготовка и направление ответов на обращения граждан.
Прием и первичная обработка обращений граждан
9. Основанием для приема и первичной обработки обращений граждан, является поступление обращения в Управление.
10. Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином, поступить по почте, фельдъегерской связью, по телеграфу, по электронной почте, средствами факсимильной связи.
Обращения граждан (в том числе телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, присланные по почте, поступают специалисту 1 разряда отдела юридических и кадровых вопросов.
11 .Специалист 1 разряда отдела юридических и кадровых вопросов, ответственный за прием документов (далее - специалист, ответственный за регистрацию обращений):
- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
проводит сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдъегерской связью;
- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкалывает конверт;
- на письма, в которых при вскрытии обнаруживается недостача документов, упомянутых по тексту, составляет акт в двух экземплярах. Один экземпляр указанного акта приобщается к поступившему обращению, а второй - направляется отправителю письма.
12. Специалист, ответственный за регистрацию обращений, получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом начальнику Управления и далее действует по его указанию.
13. Максимальный срок выполнения действия по приему и первичной обработке одного письменного обращения составляет 15 минут.
14. Результатом исполнения административного действия по приему и первичной обработке обращений граждан является:
- определение комплектности и целостности поступивших обращений граждан и приложений к ним;
- выявление обращений граждан, доставленных не по адресу.
Регистрация и аннотирование обращений граждан
15. Основанием для регистрации и аннотирования обращений граждан и представителей организаций, является определение комплектности, целостности и адресности поступивших обращений специалистом, ответственным за регистрацию обращений.
16. Обращения регистрируются с использованием электронной базы регистрации обращений граждан и представителей организаций.
17. Специалист, ответственный за регистрацию обращений:
- просматривает обращение, определяет его тематику и тип, выявляет поставленные заявителем вопросы;