3.1.1.1. Юридическим фактом, являющимся основанием для начала исполнения административного действия по приему и регистрации письменных обращений граждан является поступление обращения (в письменном виде) в Министерство, его территориальные органы или подведомственные учреждения.
3.1.1.2. Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином, поступить почтовой либо фельдъегерской связью, электросвязью, средствами факсимильной связи.
Интернет - обращения направляются по электронной почте либо путем заполнения специальной формы на официальном сайте Министерства либо через Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) или Региональный портал государственных услуг (функций) Республики Адыгея.
3.1.1.3. Прием обращений граждан (в том числе телеграмм, Интернет-обращений) и документов, связанных с их рассмотрением, присланных по почте в Министерство, его территориальные органы или подведомственные учреждения осуществляет инспектор-делопроизводитель в Министерстве, уполномоченный работник, ответственный за прием и регистрацию обращений граждан, в территориальных органах и подведомственных учреждениях (далее - делопроизводитель).
Электронная почта просматривается делопроизводителем не менее двух раз в день.
3.1.1.4. Делопроизводитель:
- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) конверты;
- проводит сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдъегерской связью;
- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту обращения подкалывает конверт;
- прикладывает впереди обращения поступившие копии документов (паспорта, военного билета, трудовой книжки, пенсионного удостоверения, фотографии и т. д.);
- на обращения, в которых при вскрытии обнаруживается недостача документов, упомянутых по тексту, составляет акт в двух экземплярах по форме согласно приложению N 3 к настоящему Административному регламенту. Один экземпляр указанного акта приобщается к поступившему обращению, а второй - направляется отправителю обращения.
3.1.1.5. Делопроизводитель, получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом Министру (руководителю территориального органа, подведомственного учреждения) и далее действует по его указанию.
3.1.1.6. Делопроизводитель:
(В ред. - Приказа Министерства труда и социального развития Республики Адыгея от 06.07.2012 г. N 148, НГР:RU01000201200462)
- прочитывает обращение, определяет его тематику и тип, выявляет поставленные заявителем вопросы;
- проверяет обращение на повторность, при необходимости поднимает из архива предыдущую переписку;
- производит заполнение реквизитов регистрационной карточки обращений граждан, в том числе и в системе автоматизации делопроизводства и документооборота;
- на первой странице письменного обращения внизу справа проставляет регистрационный штамп с указанием присвоенного письменному обращению регистрационного номера.
3.1.1.7. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение. Регистрационный номер состоит из порядкового номера поступившего письменного обращения и буквы "з", проставляемых через дробь, например:
N 121/з - номер первичного обращения.
3.1.1.8. Максимальный срок выполнения действия по приему и регистрации одного письменного обращения составляет 15 минут.
3.1.1.9. Зарегистрированные письменные обращения граждан направляются делопроизводителем соответственно первому заместителю Министра либо руководителю территориального органа или подведомственного учреждения.
Содержание поручения заносится делопроизводителем в регистрационную карточку.
3.1.1.10. Результатом выполнения действий по приему и регистрации обращений является подписание лицом, указанным в пункте 3.1.1.9 раздела III настоящего Административного регламента, и передача поручений по рассмотрению обращений и подготовке ответа заявителю на бланке установленного образца.
Поручения могут быть даны одному или нескольким должностным лицам (далее — исполнитель).
В случае необходимости руководитель территориального органа может, в рамках координации деятельности государственных учреждений социального обслуживания, расположенных на территории муниципального образования, давать поручения, связанные с обращениями граждан, руководителям указанных учреждений.