1. Последовательность административных действий при исполнении государственной функции
32. Административная процедура по исполнению государственной функции включает в себя выполнение следующих административных действий:
- прием и первичная обработка письменных обращений граждан, поступивших в Госкомлес;
- регистрация и аннотирование поступивших обращений;
- передача обращений на рассмотрение председателю Госкомлеса, его заместителям в соответствии с курируемыми направлениями деятельности;
- постановка обращений граждан на контроль и осуществление контроля за ходом исполнения обращений граждан;
- рассмотрение обращений граждан должностными лицами Госкомлеса в соответствии с резолюцией руководства;
- продление срока рассмотрения обращений граждан в случае необходимости;
- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений;
- оформление ответов на обращения.
33. Блок-схема исполнения государственной функции приведена в приложении N 2 к Административному регламенту.
2. Прием и первичная обработка письменных обращений
34. Основанием для начала исполнения государственной функции являются:
- личное обращение гражданина в Госкомлес;
- письменные обращения, поступившие по каналам почтовой, факсимильной связи, по электронной почте, либо доставленные непосредственно гражданами или их представителями в приемную Госкомлеса;
- письменные обращения, направленные из Правительства Республики Хакасия, других государственных органов или от должностных лиц с сопроводительным письмом для рассмотрения по поручению.
35. Приём и первичная обработка письменных обращений граждан осуществляется специалистом приемной.
36. Обращения, поступившие на имя Госкомлеса по месту нахождения структурных подразделений (лесничеств) Госкомлеса с учётом отдалённости района, в максимально короткий срок, обеспечивающий своевременное рассмотрение обращения, доставляются в приёмную Госкомлеса и передаются специалисту приёмной.
37. При поступлении письменного обращения специалист приёмной:
- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;
- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеивает), к тексту обращения подкалывает конверт и прилагаемые документы (при наличии). Допускается не сохранять конверт, если адрес заявителя дополнительно указан в тексте обращения;
- при отсутствии во вложении документов (отдельных их листов) или приложений к ним составляет акт в 2-х экземплярах, один из которых приобщает к поступившему документу, второй направляет заявителю; в случае, если в тексте обращения указан номер контактного телефона, запрашивает недостающие документы по телефону. Аналогичный акт составляется при поступлении обращений с денежными знаками, ценными бумагами (облигациями, векселями, акциями и т.п.), подарками, который также приобщается к поступившему обращению;
- проверяет на письмах, поступивших по электронным каналам связи, наличие обратного почтового адреса, e-mail адреса, фамилии, имени, отчества корреспондента, должностного лица, которому направлено обращение, при необходимости уточняет данные, направив корреспонденту электронный запрос.
38. Письма, адресованные иным организациям, ошибочно поступившие в Госкомлес посредством почтовой связи, невскрытыми возвращаются в почтовое отделение не позднее следующего рабочего дня со дня поступления, либо направляются по указанному в письме адресу или возвращают корреспонденту.
39. Обращения, поступившие в Госкомлес по информационным каналам связи, ежедневно распечатываются на бумажных носителях ответственным специалистом и, в дальнейшем, оформляются в установленном порядке, как обычные обращения.
40. Обращения с пометкой "лично", поступившие на имя председателя Госкомлеса, его заместителей, вскрываются в приемной, регистрируются и рассматриваются руководством в порядке, аналогичном рассмотрению всех поступающих в Госкомлес обращений.
41. Специалист приемной при получении обращения, нестандартного по весу, размеру, форме, имеющего неровности по бокам, заклеенного липкой лентой, имеющего странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом непосредственно председателю Госкомлеса и в дальнейшем действует в соответствии с его указанием.
42. Результатом выполнения действия по приёму и первичной обработке обращений является получение конвертов с письмами граждан в почтовом отделении приём обращений поступивших посредством факсимильной связи, приём письменных обращений непосредственно в приёмной Госкомлеса (в случае личной доставки гражданином, его представителем, курьером или фельдсвязью в установленном порядке) и подготовка обращений к регистрации.
3. Регистрация и аннотирование поступивших сообщений