90. Ответы на обращения граждан подписывают: Председатель Правительства Республики Хакасия, его заместители по направлениям деятельности, либо конкретные должностные лица, либо их заместители, исполняющие обязанности на период отсутствия, ответственные за исполнение обращения, в соответствии с поручением руководства республики, если в резолюции отражена необходимость подготовки ответа за подписью данного должностного лица.
91. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты, в том числе к виновным должностным лицам.
92. В ответе в федеральные органы должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.
93. Подготовки специального ответа не требуется, если по результатам рассмотрения обращения принят нормативный правовой акт и экземпляр принятого правового акта направлен заявителю.
94. К ответу могут прилагаться подлинники документов, представленных заявителем к письму. Если в письме не содержится просьбы о их возврате, они хранятся в деле.
95. Ответы заявителям и в федеральные органы печатаются на бланках Правительства Республики Хакасия либо на личных бланках должностных лиц Республики Хакасия в соответствии с Инструкцией о порядке организации делопроизводства в Аппарате Правительства Республики Хакасия. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
96. Информация по итогам исполнения обращения, поступившего в Правительство Республики Хакасия по электронным каналам связи, направляется заявителю либо по e-mail адресу (в этом случае подпись на информации не оформляется); при наличии в тексте обращения почтового адреса письмо - ответ за подписью должностного лица направляется гражданину по почте. Данный порядок направления электронных ответов заявителям устанавливается до внедрения в Республике Хакасия электронной цифровой подписи (далее-ЭЦП); в условиях применения ЭЦП направляемые по электронным каналам связи ответы гражданам удостоверяются в установленном порядке.
97. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.
98. После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в приемную по работе с обращениями граждан, если обращение имеет отметку "подлежит возврату", где проверяется правильность оформления ответа и краткое его содержание заносится в САДД "Дело". Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Административным регламентом, возвращаются исполнителю для доработки.
При отсутствии на обращении отметки "подлежит возврату", все документы оформляются "в дело" и хранятся в установленном порядке у исполнителя.
99. Поступившие ответы из государственных органов, органов местного самоуправления и других организаций на поручения о рассмотрении обращений граждан регистрируются в САДД "Дело" (в графе "Отчет исполнителя" записываются номер и дата ответа, его краткое содержание), а затем направляются должностному лицу, давшему поручение, для списания "в дело".
100. Списание "в дело" исполненных обращений осуществляется руководителем, давшим поручение по исполнению данного обращения. При этом отметка "в дело" проставляется на свободном поле текста ответа, подготовленного исполнителем. Она также должна содержать подпись должностного лица и дату списания документа.
101. В соответствии с Инструкцией о порядке организации делопроизводства и контроля в Аппарате Правительства Республики Хакасия исходящему письму -ответу на обращение присваивается тот же регистрационный номер, что и первичному обращению гражданина.
102. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случае, если ответ заявителю был дан по телефону, в личной беседе либо при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).
103. Результатом процедуры по оформлению ответов на обращения граждан является направление конкретному гражданину официального письма за подписью должностного лица по решению поставленных в обращении вопросов, а также, при необходимости, направление информации о результатах рассмотрения обращения в вышестоящие органы.
104. Результатом процедуры подготовки документов по обращениям граждан для архивного хранения является формирование дела, включающее в себя хронологическую подборку всех документов по обращениям конкретного гражданина в рамках одного дела, с момента его первого обращения в Аппарат Правительства Республики Хакасия. Все ответы, полученные от исполнителей должны быть списаны "в дело" руководителем, рассмотревшим обращение.
Оформление дел для архивного хранения осуществляется сотрудниками приемной по работе с обращениями граждан в соответствии с требованиями Инструкции по организации делопроизводства и контроля в Аппарате Правительства Республики Хакасия.