Специалистом по работе с обращениями граждан зарегистрированные письма, жалобы и заявления передаются начальнику Управления для рассмотрения.
Обращения граждан передаются на рассмотрение начальнику Управления вместе с регистрационными карточками, в которых предусмотрено поле для написания поручения (резолюции) начальником Управления.
Поручения (резолюции) начальника Управления вводятся в САДД "Дело". В журнале передачи документов электронной регистрационной карточки обращения фиксируется дата, время, фамилия и инициалы должностных лиц, кому направляется обращение на исполнение.
Поручение должно содержать: наименование подразделения, фамилии и инициалы должностных лиц, которым дается поручение, кратко сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись руководителя с расшифровкой и датой, а также ссылку на регистрационный номер прилагаемого обращения, если поручение подготовлено руководителем на отдельной карточке для резолюций. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.
Контрольные сроки исполнения обращений граждан устанавливаются специалистом по работе с обращениями граждан в соответствии с законодательством в течение 30 дней со дня регистрации обращения, если более короткий срок не установлен резолюцией руководителя. Контрольные сроки отражаются в соответствующем поле электронной регистрационной карточки обращения, на свободном поле обращения проставляется штамп контроля.
В тексте резолюции (поручения) могут быть указания "срочно" или "оперативно", которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения поручения, считая от даты ее написания.
Исполнение поручений Президента Российской Федерации о рассмотрении обращений граждан осуществляется в 15-дневный срок с выездом на место.
Если обращение гражданина направляется на рассмотрение в муниципальные органы исполнительной власти, специалистом по работе с обращениями граждан может быть оформлено сопроводительное письмо, которое подписывается руководителем, рассмотревшим данное обращение.
Одновременно с направлением обращения на исполнение, заявителю направляется уведомление о том, куда направлено его обращение. Уведомления установленной формы оформляются и подписываются начальником Управления.
Уведомления для писем, поступивших по электронным каналам связи, могут направляться заявителю по указанному электронному адресу.
Результатом выполнения действий по рассмотрению обращений граждан в Управлении гостехнадзора Республики Хакасия является передача зарегистрированных писем и регистрационных карточек с резолюциями начальника Управления в райгоринспекции.
Отправка документов исполнителям осуществляется через специалиста по работе с обращениями граждан.