Ответы на обращения граждан подписывает начальник Управления.
В случае, если поручение было адресовано конкретному должностному лицу, ответ подписывается этим должностным лицом.
Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты, в том числе к виновным должностным лицам.
В ответе в федеральные органы и органы исполнительной власти Республики Хакасия должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.
Подготовки специального ответа не требуется, если по результатам рассмотрения обращения принят нормативный правовой акт и экземпляр принятого правового акта направляется заявителю.
К ответу могут прилагаться подлинники документов, представленных заявителем к письму. Если в письме не содержится просьбы об их возврате, они остаются в деле.
Ответы заявителям, в федеральные органы и в органы исполнительной власти Республики Хакасия печатаются на бланках Управления гостехнадзора Республики Хакасия в соответствии с Инструкцией по делопроизводству. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
Информация по итогам исполнения обращения, поступившего в Управление гостехнадзора Республики Хакасия по электронным каналам связи, направляется заявителю либо по е-mail адресу (в этом случае подпись на информации не оформляется); при наличии в тексте обращения почтового адреса письмо - ответ за подписью должностного лица направляется гражданину по почте. Данный порядок направления электронных ответов заявителям устанавливается до внедрения в Республике Хакасия электронной цифровой подписи; в условиях применения ЭЦП направляемые по электронным каналам связи ответы гражданам удостоверяются в установленном порядке.
Подлинники обращений граждан возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.
Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.
После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются специалисту по работе с обращениями граждан, где проверяется правильность оформления ответа и краткое его содержание заносится в САДД "Дело". Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Административным регламентом, возвращаются исполнителю для доработки.
Поступившие ответы из государственных органов, органов местного самоуправления и других организаций на поручения о рассмотрении обращений граждан регистрируются в САДД "Дело" (в графе "Отчет исполнителя" записываются номер и дата ответа, его краткое содержание), а затем направляются начальнику Управления, давшему поручение, для списания "в дело".
Списание "в дело" исполненных обращений осуществляется начальником Управления, давшим поручение по исполнению данного обращения. При этом отметка "в дело" проставляется на свободном поле текста ответа, подготовленного исполнителем. Она также должна содержать подпись должностного лица и дату списания документа.
В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Управлении гостехнадзора Республики Хакасия исходящему письму - ответу на обращение присваивается тот же регистрационный номер, что и первичному обращению гражданина.
При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случае, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе либо, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).
Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляется специалистом по работе с обращениями граждан в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Управлении гостехнадзора Республики Хакасия.