Основанием для начала исполнения функции по рассмотрению обращений граждан является личное обращение гражданина в Управление гостехнадзора Республики Хакасия или поступление письменных обращений граждан по каналам почтовой, факсимильной связи, либо по электронной почте, а также доставленные непосредственно гражданами или их представителями в Управление гостехнадзора Республики Хакасия. Письменные обращения граждан могут быть пересланы также из других государственных органов или от должностных лиц с сопроводительным письмом для рассмотрения по поручению.
Обращения, направленные по почте (в том числе телеграммы), и документы, связанные с их рассмотрением, первоначально поступают специалисту по работе с обращениями граждан, откуда в тот же день передаются начальнику Управления для резолюции.
Письма, жалобы, заявления граждан, поступившие непосредственно специалисту по работе с обращениями граждан по информационным каналам связи (электронная почта) ежедневно распечатываются на бумажных носителях и оформляются для рассмотрения начальником Управления в установленном порядке как обычные обращения граждан.
Специалист по работе с обращениями граждан, ответственный за прием документов:
- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;
- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкалывает конверт. Допускается не сохранять конверт, если адрес заявителя дополнительно указан в тексте письма;
- подкалывает к поступившему письму прилагаемые документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения), при их наличии;
- при недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним, недостающие документы запрашивает по телефону (если он указан в тексте письма), составляет акт в 2-х экземплярах, один из которых приобщает к поступившему документу, второй направляет отправителю. Аналогичный акт составляется на письма, поступившие с денежными знаками, ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, который также приобщается к поступившему обращению;
- проверяет на письмах, поступивших по электронным каналам связи, наличие обратного e-mail адреса, фамилии, имени, отчества корреспондента, должностного лица, которому направлено обращение. При необходимости уточняет данные, направляя корреспонденту электронный запрос;
- письма, поступившие в Управление гостехнадзора Республики Хакасия ошибочно (не по адресу), направляет по указанному в письме адресу или возвращает корреспонденту.
Обращения с пометкой "лично", поступившие на имя начальника Управления вскрываются специалистом по работе с обращениями граждан, регистрируются и рассматриваются в порядке аналогичном рассмотрению всех обращений граждан, поступающих в Управление гостехнадзора Республики Хакасия.
Результатом выполнения действий по приему и первичной обработке обращений граждан является получение конвертов с письмами граждан на почтовом отделении или фельдсвязью в установленном порядке, вскрытие и передача поступивших писем специалисту по работе с обращениями граждан.