В любое время с момента регистрации обращения заявитель имеет право ознакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
Справочную работу по исполнению функции по рассмотрению обращений граждан ведет специалист по работе с обращениями граждан.
Справки по вопросам исполнения функции по рассмотрению обращений граждан предоставляются устно специалистом по работе с обращениями граждан. Справки предоставляются при личном обращении или посредством справочного телефона.
Справки предоставляются по следующим вопросам:
- о получении обращения и направлении его на рассмотрение в органы государственной власти, местного самоуправления в соответствии с поручением;
- об отказе в рассмотрении обращения;
- о продлении срока рассмотрения обращения;
- о результатах рассмотрения обращения.
Звонки от заявителей по вопросу получения справки об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан принимаются ежедневно с 8.00 до 17.00, кроме выходных и праздничных дней, в предвыходной и предпраздничный день - с 8.00 до 16.00.
При получении запроса по телефону специалист по работе с обращениями граждан:
- называет наименование органа, в который позвонил гражданин;
- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество;
- предлагает абоненту представиться;
- выслушивает и уточняет, при необходимости, суть вопроса;
- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;
- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и в определенное время;
- к назначенному сроку сотрудник подготавливает ответ.
Во время разговора специалист по работе с обращениями граждан должен произносить слова четко, избегать "параллельных разговоров" с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.
Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений граждан, поступивших в Управление гостехнадзора Республики Хакасия по электронным каналам связи, осуществляется по соответствующим запросам адресатов на электронный адрес корреспондента.
Специалист по работе с обращениями граждан регулярно готовит статистические материалы (ежемесячно) и информационно - аналитические (1 раз в полугодие) об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан и представляет их начальнику Управления.
Результатом предоставления справочной информации при личном обращении гражданина или по справочному телефону является информирование гражданина по существу обращения в устной форме.