40. Основанием для начала исполнения функции по рассмотрению обращений граждан является личное обращение гражданина в Правительство Республики Хакасия или поступление письменных обращений граждан по каналам почтовой, факсимильной связи, либо по электронной почте, а также доставленные непосредственно гражданами или их представителями в приемную по работе с обращениями граждан. Письменные обращения граждан могут быть пересланы также из других государственных органов или от должностных лиц с сопроводительным письмом для рассмотрения по поручению.
41. Обращения, направленные по почте (в том числе телеграммы), и документы, связанные с их рассмотрением, а также обращения граждан, направленные фельдсвязью из федеральных органов государственной власти для рассмотрения в республику, первоначально поступают в канцелярию общего отдела Аппарата Правительства Республики Хакасия, откуда в тот же день передаются в приемную по работе с обращениями граждан.
Письма, жалобы, заявления граждан, поступившие непосредственно в приемную по работе с обращениями граждан по информационным каналам связи (электронная почта, Интернет - приемная), ежедневно распечатываются на бумажных носителях специалистом, ответственным за прием корреспонденции и оформляются для рассмотрения руководителями в установленном порядке как обычные обращения граждан.
42. Специалист приемной по работе с обращениями граждан, ответственный за прием документов:
- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;
- вскрывает конверты (не вскрытые в канцелярии), проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкалывает конверт. Допускается не сохранять конверт, если адрес заявителя дополнительно указан в тексте письма;
- подкалывает к поступившему письму прилагаемые документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения), при их наличии;
- при недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним, недостающие документы запрашивает по телефону (если он указан в тексте письма), составляет акт в 2 -х экземплярах, один из которых приобщает к поступившему документу, второй направляет отправителю. Аналогичный акт составляется на письма, поступившие с денежными знаками, ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, который также приобщается к поступившему обращению;
- проверяет на письмах, поступивших по электронным каналам связи, наличие обратного e-mail адреса, фамилии, имени, отчества корреспондента, должностного лица, которому направлено обращение. При необходимости уточняет данные, направив корреспонденту электронный запрос;
- письма, поступившие в Правительство Республики Хакасия ошибочно (не по адресу), направляет по указанному в письме адресу или возвращает корреспонденту.
43. Обращения с пометкой "лично", поступившие на имя Председателя Правительства Республики Хакасия, его заместителей вскрываются в приемной по работе с обращениями граждан, регистрируются и рассматриваются руководителями в порядке, аналогичном рассмотрению всех обращений граждан, поступающих в Правительство Республики Хакасия.
44. Специалист приемной по работе с обращениями граждан, ответственный за прием документов, получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом заведующему общим отделом и действует в соответствии с Инструкцией о мерах безопасности при приеме и регистрации корреспонденции, поступающей в Правительство Республики Хакасия, утвержденной Руководителем Аппарата Правительства Республики Хакасия.
45. Результатом выполнения действий по приему и первичной обработке обращений граждан является получение конвертов с письмами граждан на почтовом отделении или фельдсвязью в установленном порядке, вскрытие и передача поступивших писем в приемную по работе с обращениями граждан.