39. На книги, выбывающие из библиотеки по тем или иным причинам, составляется акт в двух экземплярах (образец N 5). В каждый акт вносятся книги, исключаемые только по какой-либо одной причине. Список исключаемых книг составляется только в одном экземпляре.
Примечание. Если исключается не больше трех книг, перечень их включается в текст акта.
40. Все акты утверждаются вышестоящим учреждением или организацией, в ведении которых находится библиотека. Надпись об утверждении акта с печатью учреждения или организации должна быть на обоих экземплярах акта, а также на списке книг, прилагаемых к первому экземпляру акта.
Первый экземпляр акта вместе со списком книг подшивается и подлежит постоянному хранению в библиотеке как оправдательный документ об исключении книг. Второй экземпляр остается в учреждении (организации), утвердившем акт.
Примечание. На основании актов об исключении книг бухгалтерия производит снятие стоимости выбывших книг с баланса.
41. Ветхие и устаревшие книги сдаются по акту в макулатуру. На акте должна быть расписка о приеме книг. Деньги, полученные за них, сдаются в бухгалтерию того учреждения или организации, в ведении которого находится библиотека.
42. При исключении книг, не возвращенных читателем, выбывшим из данного населенного пункта, к акту прилагается документ, подтверждающий факт выбытия читателя (справка из адресного стола, сельсовета и т.п.).
43. Акт на книги, пропавшие по неизвестным причинам, до передачи его на утверждение рассматривается на заседании совета библиотеки, который должен дать свое заключение об их списании.
44. Для суммарного учета выбывающих брошюр и журналов, не нужных более для работы библиотеки, составляется акт, утверждаемый советом библиотеки. В акте (образец N 6) указывается только общее количество исключаемых изданий и распределение их по отделам классификации. Исключенные брошюры и журналы сдаются в макулатуру (см. пункт 41).
45. Сведения об исключенных книгах и брошюрах записываются во 2-й части книги суммарного учета библиотечного фонда, где для каждого акта отводится одна строка. Порядковые номера записей во 2-й части книги суммарного учета продолжаются из года в год.
46. По окончании каждого года в книге суммарного учета подводятся итоги выбытия книг и брошюр за год. Итоги переносятся в 3-ю часть книги суммарного учета библиотечного фонда.
47. В инвентарной книге в графе "N и дата акта о выбытии" указывается номер акта и год его утверждения, например: 29/68 г. Инвентарные номера и цена выбывших книг зачеркиваются.
48. При исключении книг на карточках алфавитного каталога зачеркиваются соответствующие инвентарные номера; если выбывает последний экземпляр данного издания, все составленные на него каталожные карточки изымаются из всех каталогов.
49. Карточки на выбывшие брошюры извлекаются из алфавитной картотеки брошюр, а также изо всех каталогов и картотек библиотеки, где они ранее находились.