Номенклатура дел Росреестра закрепляет классификацию (группировку дел) исполненных документов, является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда Росреестра, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
6.1.1. Номенклатура дел Росреестра составляется Административным управлением по установленной форме (приложение N 52*) на основании номенклатур дел структурных подразделений (приложение N 53*).
________________
* Приложение см. по ссылке. - Примечание изготовителя базы данных.
6.1.2. Номенклатуры дел структурных подразделений систематизированный перечень заголовков (наименований) дел в структурных подразделениях с указанием сроков их хранения - ежегодно оформляются в установленном Инструкцией порядке и направляются в Административное управление.
6.1.3. В номенклатуру дел структурного подразделения включаются заголовки дел, отражающие все документированные направления деятельности в соответствии с Положением о нем.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок: "разные материалы", "общая переписка" и т.д., вводных слов, сложных оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований. В заголовках дел с документами по одному вопросу, не связанных последовательностью исполнения, для обозначения вида дела может употребляться наименование "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов (планы, списки, доклады и т.д.). В заголовках дел "Переписка..." указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
Не указываются разные адресаты в заголовках дел, содержащих переписку с ними, например: "Переписка о награждении федеральных государственных гражданских служащих, присвоении им почетных званий".
В заголовке дела указывается конкретный адресат, если переписка ведется только с ним.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих документы постоянного срока хранения.
Индексы дел - номер структурного подразделения и порядковый номер заголовка дела в разделе обозначаются цифрами, например: индекс дела 02-04, где: 02 - номер структурного подразделения; 04 - порядковый номер заголовка дела в разделе.
Срок хранения дела, номера статей определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, или указывается согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения.
Графа "Количество единиц хранения" в номенклатуре дел заполняется по окончании календарного года.
6.1.4. Вновь созданное структурное подразделение обязано в течение месяца разработать номенклатуру дел и представить ее в Административное управление, которое в установленном порядке вносит соответствующие изменения в сводную номенклатуру дел.
6.1.5. Новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, сформировавшиеся в структурных подразделениях в течение года, дополнительно вносятся в номенклатуру дел в конце соответствующих разделов с продолжением порядковой нумерации индексов дел.
6.1.6. Номенклатура дел Росреестра согласовывается с Центральной экспертной комиссией Росреестра и Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (не реже одного раза в 5 лет) и утверждается руководителем Росреестра.
6.1.7. Наименованиями разделов сводной номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений, располагаемые в последовательности, предусмотренной утвержденной структурой Росреестра.
6.1.8. Номенклатура дел Росреестра в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
6.1.9. Номенклатура дел Росреестра составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Росреестра.