4.10.1. Регистрация исходящих документов за подписью руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) и заместителей руководителя Росреестра осуществляется отделом исходящей корреспонденции и архива Административного управления.
4.10.2. Документы, подписанные руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности), заместителями руководителя Росреестра, представляются на регистрацию в отдел исходящей корреспонденции и архива в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день одновременно с заполненной в СЭД Росреестра электронной карточкой исходящего документа.
4.10.3. В случае поступления на регистрацию документа на бумажном носителе без электронной карточки документ возвращается в структурное подразделение - исполнителю без регистрации.
Ненадлежащим образом оформленные или содержащие грамматические ошибки документы возвращаются исполнителю для доработки и повторного визирования у соисполнителей и представления на подпись руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности), заместителям руководителя Росреестра.
4.10.4. Электронная карточка исходящего документа в базе "Исходящие" СЭД Росреестра заполняется в структурном подразделении - исполнителе документа.
После заполнения реквизитов электронная карточка отправляется на регистрацию в Административное управление за исключением случаев, когда документ подписывается ЭП.
Электронная карточка документа, нуждающегося в ЭП, после создания в структурном подразделении-исполнителе направляется на согласование гражданскому служащему, ответственному за установку реквизита ЭП. Подписанный документ направляется на регистрацию в отдел исходящей корреспонденции и архива.
Ответственность за полноту и качество заполнения электронной карточки документа несет структурное подразделение - исполнитель документа и гражданский служащий, устанавливающий реквизит ЭП.
4.10.5. Исходящие документы на бумажном носителе после регистрации сканируются (за исключением документов с пометкой "ДСП") для создания электронной копии документа и помещения в электронную карточку исходящего документа, заполняется лист рассылки документа, и документ направляется адресату.
4.10.6. Регистрационный номер служебного письма, подписанного руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности) или его заместителем, состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего документ, порядкового номера документа в пределах календарного года, первых букв имени и фамилии руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) или его заместителя, подписавшего служебное письмо, двух последних цифр года, например:
02-02534-ИВ/16, где: 02 - индекс структурного подразделения; 02534 - порядковый регистрационный номер в электронной базе данных; "ИВ" - первые буквы имени и фамилии руководителя Росреестра, подписавшего служебное письмо; 16 - последние две цифры года.
4.10.7. Электронная карточка электронного документа, содержащая файл с текстом документа на бланке Росреестра и отметкой об ЭП и файл с электронной подписью, направляется на регистрацию в отдел исходящей корреспонденции и архива в день его подписания.
В процессе регистрации электронного документа должны формироваться регистрационный номер и дата регистрации документа, элементы визуализации регистрационных данных и отметки об ЭП.
4.10.8. В случае отсутствия в электронной карточке файла с текстом документа или ненадлежащего его оформления, отсутствия файла с электронной подписью документ регистрации не подлежит.
4.10.9. При необходимости рассылки электронного документа более чем четырем адресатам электронная карточка также должна содержать файл с указателем рассылки документа.