4.5.1. Обработка документов, поступивших в Росреестр в электронном виде по системам МЭДО, СЭД Росреестра, ДоксВижн, включает мониторинг документов в базе "Канцелярия экспедиции - черновики", рассмотрение и регистрацию электронных карточек документов.
4.5.2. Регистрационная электронная карточка-черновик проверяется гражданским служащим Административного управления на наличие электронной подписи автора документа (для документов, переданных по СЭД Росреестра) и вложения - прикрепленного файла (в том числе качество его изображения). При отсутствии этих реквизитов или низком качестве электронной копии (плохой читаемости) документа не регистрируется и подлежит замене его статуса в электронной карточке - "Отказано в регистрации" с указанием причины отказа.
В прикрепленном к электронной карточке файле сверяется регистрационный номер, указанный в электронной копии документа, с исходящим номером, внесенным в электронную карточку, в случае их несоответствия исправляется номер в карточке.
Затем считывается текст документа и сверяются остальные реквизиты электронного документа (наличие приложений, соответствие содержания документа аннотации в электронной карточке, автор документа, дата исходящего документа, адресат). В случае отсутствия приложений или части документа, неправильной адресации (документ не адресован Росреестру) меняется его статус в электронной карточке - "Отказано в регистрации" с указанием причины отказа.
Обращается внимание на наличие отметки о конфиденциальности документа. Документы, имеющие пометку "ДСП", а также сведения конфиденциального характера не подлежат передаче и получению в электронном виде. В случае получения меняется статус в электронной карточке - "Отказано в регистрации" с указанием причины отказа, после чего документ удаляется из базы СЭД Росреестра системным администратором.
После проведенной проверки полученного электронного документа определяется исполнитель данного документа (в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией, установленным распределением обязанностей между заместителями руководителя Росреестра, а также положениями о структурных подразделениях), в электронной карточке заполняются поля "Вид документа", "Нумератор", меняется статус документа - "Зарегистрировать". Документ направляется в электронном виде в соответствующую электронную базу ("Канцелярию") исполнителя.
4.5.3. Все документы, полученные по системе ДоксВижн, направляются на рассмотрение в "Канцелярию руководителя". В этом случае распечатываются поручения Минэкономразвития России, а также электронные копии документов, на которые даны эти поручения.
Если приложение к основному документу является объемным (пакет документов), то оно не распечатывается, а в регистрационном номере и в электронной карточке документа указывается количество листов.
Если в черновике электронной карточки поручения Минэкономразвития России отсутствует вложенный файл сканированного документа (или приложение к нему) или если он низкого качества, карточка остается в статусе черновика и не принимается к рассмотрению до поступления документа в полном объеме, текст которого поддается прочтению.
При регистрации поручений Минэкономразвития России, поступивших по системе ДоксВижн, электронная карточка заполняется в следующей последовательности: аннотация документа, нумератор - "МИН", текст указания по исполнению документа - поручение Минэкономразвития России, необходимые связки (распечатываются регистрационные карточки связанных документов), регистрационный штамп с номером документа.
4.5.4. Электронные документы - обращения юридических лиц, переданные по информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" и поступившие на Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) (www.gosuslugi.ru), для рассмотрения и регистрации перенаправляются на адрес электронной почты отдела входящей корреспонденции.
В электронном обращении от юридического лица должны быть указаны: адресат - наименование Росреестра либо должностное лицо Росреестра, а также официальное наименование юридического лица либо его официального представителя, фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) автора обращения.
В электронное обращение могут быть вложены файлы, содержащие дополнительные для рассмотрения материалы.
Информация об авторе электронного обращения может содержаться в поле "От кого/From", в подписи к письму, в тексте письма, вложенного файла.
Регистрация и передача электронных обращений от юридических лиц осуществляется гражданским служащим отдела входящей корреспонденции в порядке, аналогичном для документов на бумажном носителе.
Не подлежат регистрации: электронные обращения информационно-рекламного характера, не относящиеся к деятельности Росреестра; адресованные не Росреестру; текст обращений которых не поддается прочтению либо указанные файлы которых отсутствуют; подпадающие под категорию обращений, порядок прохождения которых определен законодательными и иными правовыми актами в системе электронного информационного поля без включения в документооборот Росреестра; без указания автора обращения (организация, юридическое лицо).
В случае отсутствия необходимой для рассмотрения обращения информации адресату направляется электронное сообщение с просьбой представить недостающие сведения. При поступлении уточняющей информации документ регистрируется в базе СЭД Росреестра.
4.5.5. Факсимильные и электронные сообщения, переданные в отдел входящей корреспонденции на бумажном носителе, регистрируются в базе СЭД Росреестра в общем порядке, установленном Инструкцией для регистрации корреспонденции на бумажном носителе, с пометкой в электронной карточке о способе доставки документа.
4.5.6. В случаях поступления оригинала (или дубликата) ранее зарегистрированного документа, поступившего по каналам электросвязи, в соответствующей электронной карточке этого документа в графе "Комментарии" делается отметка о дате поступления, на оригинале ставится регистрационный штамп с ранее присвоенным регистрационным номером и датой. Документ направляется ответственному исполнителю (в соответствии с информацией СЭД Росреестра) вместе с распечатанной электронной карточкой с пометкой "Оригинал".
4.5.7. Документы, не зарегистрированные в СЭД Росреестра, за исключением документов, не подлежащих регистрации в ней, к рассмотрению не принимаются.