1. Настоящая Инструкция определяет порядок приема, первичной обработки, учета, составления, оформления, изготовления, размножения, отправки, доведения, хранения, уничтожения и использования служебных документов, а также контроля за их исполнением в органах военного управления, объединениях, соединениях, воинских частях, военных комиссариатах и организациях Вооруженных Сил Российской Федерации*.
________________
* Далее в тексте настоящей Инструкции, если не оговорено особо, для краткости будут именоваться: Вооруженные Силы Российской Федерации - Вооруженными Силами; Министерство обороны Российской Федерации - Министерством обороны; военные округа, Северный флот - военными округами; центральные органы военного управления и иные подразделения, входящие в структуру Министерства обороны Российской Федерации, - центральными органами военного управления; органы военного управления, объединения, соединения, воинские части, военные комиссариаты и организации Вооруженных Сил Российской Федерации - воинскими частями; лица гражданского персонала (федеральные государственные гражданские служащие и работники) Вооруженных Сил Российской Федерации - лицами гражданского персонала.
Представительства (аппараты) Министерства обороны за рубежом при организации делопроизводства и работе со служебными документами руководствуются положениями настоящей Инструкции с учетом специфики своей деятельности и требований, определенных отдельными специальными правовыми актами.
2. В тексте настоящей Инструкции используются следующие термины и понятия:
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание служебных документов и организацию работы с ними в воинской части;
документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее носитель;
реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;
информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;
система электронного документооборота Министерства обороны - информационная система, обеспечивающая сбор служебных документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
служебный документ - документ, разрабатываемый (используемый) в порядке исполнения служебных обязанностей или поручений соответствующих должностных лиц, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;